Cómo insertar campos de combinación de correspondencia en la oficina 2016

Si está fusionando listas de correo en Microsoft Office 2016, que tendrá que insertar campos en los que desea la personalización sea. En primer lugar, situar el punto de inserción apropiada:

• Para las letras, haga clic donde desee que aparezca el código de combinación. Usted va a querer el nombre del destinatario y la dirección cerca de la parte superior del documento, justo debajo de la fecha. También puede ser que desee un saludo como (Estimado nombre). Es posible que desee la otra personalización también, como una mención de la ciudad o del estado de la persona en un párrafo del cuerpo.

• Para los mensajes de correo electrónico, haga clic donde desee que aparezca el primer bit de la personalización. No hay una colocación habitual que los datos personalizados en mensajes de correo electrónico como lo hay para una carta comercial.

• Para sobres, coloque el punto de inserción en el cuadro de texto vacío en el centro de la etiqueta.

• Para etiquetas, coloque el punto de inserción en la celda superior derecha de la tabla. Si no ve una tabla, elija Herramientas de tabla Diseño → Ver líneas de división.

  Video: Curso Word 2016 | COMBINAR CORRESPONDENCIA | Como Combinar Correspondencia en Word con Excel Cap. 11

• Para un directorio, haga clic donde desee que aparezca el código de combinación. Si desea que aparezca algún separador entre registros, cree que (tal como una línea horizontal o una línea en blanco) y luego mover el punto de inserción por encima de ese separador.

Después de colocar el punto de inserción, ya está listo para insertar el código de combinación. Para simplificar el proceso de inserción de campos, Word ofrece dos códigos de combinación especial que puede utilizar:

• Direcciones de los bloques inserta todos los campos necesarios para crear un bloque de direcciones con el formato adecuado, incluidos los espacios y saltos de párrafo entre ellos, algo como esto:

  Video: Curso Word 2013 - Capitulo 7, Combinar Correspondencia

  Amy Jones
  3855 W. Main St.
  Arcadia, EN 46958

• Línea de saludo inserta un saludo como querido seguido por el nombre del destinatario. Cuando se inserta la línea de saludo se puede elegir si usar su primer nombre, apellido, o ambos. Podría ser algo como esto:

  Estimada Sra. Jones:

  También puede insertar campos de combinación individuales. Por ejemplo, es posible hablar de la ciudad de la persona en un párrafo de esta manera:

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Insertar un bloque de direcciones

Para insertar un bloque de direcciones (por ejemplo, en un sobre o etiqueta, o en la parte superior de una letra), siga estos pasos:

1. En la ficha correspondencia, haga clic en bloque de direcciones.

2. Elegir el formato en el que debería aparecer el nombre de la persona.

3. Si no desea que el nombre de la empresa (si los hay) a aparecer, haga clic en el cuadro Nombre de cheque de la empresa de inserción.

4. Especifican cómo se deben mostrar las direcciones fuera del país por defecto.

5. Compruebe la vista previa para asegurarse de que aparece el bloque de direcciones como se esperaba.

   Si la vista previa de la dirección no se ve bien, haga clic en los campos coincidentes y utilice el cuadro de diálogo que aparece para hacer coincidir los campos del archivo de datos de combinación con los campos utilizados para el bloque de direcciones.

6. Haga clic en Aceptar para insertar el código.

   
   Especificar opciones para el bloque de direcciones.

El código de bloque de direcciones aparece en el documento con paréntesis angulares dobles alrededor de ella, como este: lt;gt;.

Corregir el problema separación en bloques de direcciones

Un problema con el bloque de dirección por defecto es que no deja demasiado espacio vertical entre las líneas, debido a la separación de párrafo predeterminado. (Cada línea del bloque de direcciones es un párrafo aparte.) Para ver esto por sí mismo, elegir los correos → Vista previa de resultados. Repita este comando para desactivar la vista previa.

Para corregir el problema, siga estos pasos:

1. Selecciona el lt;gt; código.

2. En la ficha Inicio, haga clic en el botón de espaciado de línea y párrafo para abrir su menú.

3. Haga clic en Eliminar Espacio después de párrafo.

   
   Retire espacio adicional después de los párrafos dentro del bloque de direcciones.

Insertar una línea de saludo

Para insertar una línea de saludo, siga estos pasos:

1. En la ficha correspondencia, haga clic en línea de saludo.

2. Utilice las listas desplegables en la sección Formato de Línea de saludo para especificar cómo aparecerá el saludo.

3. Especificar una línea de saludo para los nombres de los destinatarios no válidos (por ejemplo, un registro en el que se especifica ningún nombre del destinatario).

4. Compruebe el área de vista previa para asegurarse de que la línea de saludo es como usted lo desee.

5. Puede hacer clic en el botón Siguiente para pasar a través de todos los registros para comprobar cada uno.

6. Si los campos no son coincidentes, haga clic en los campos coincidentes y especificar qué campos de la lista de datos que debe incluirse en el saludo.

7. Haga clic en Aceptar.

   
   Especificar la configuración de la línea de saludo.

Insertar un campo de combinación individuo

Para insertar un campo individual, siga estos pasos:

1. En la ficha correspondencia, haga clic en la flecha en el botón Insertar campo de combinación, la apertura de un menú.

2. Haga clic en el campo que desee insertar.

   
   Elija un campo individual a insertar.

He aquí un método alternativo. Puede hacer clic en la cara del botón en Insertar campo (la parte gráfica, no el texto y la flecha debajo de ella) para abrir el cuadro de diálogo Insertar campo de combinación. Desde allí se puede elegir un campo y haga clic en Insertar.