Cerrar herramientas aprovisionamientos, técnicas y salidas saber para el examen de certificación pmp
Para los propósitos del examen de certificación PMP, usted debe saber que al cerrar los contratos, lo que necesita para asegurarse de que todas las reclamaciones se resuelven. También debe revisar todo el proceso de adquisición para que pueda aprender de la adquisición actual para mejorar las adquisiciones futuras.
Cerrar las Adquisiciones: Herramientas y Técnicas
resolución de disputas y auditorías de adquisiciones son dos técnicas que debe conocer para el examen.
Resolución de conflictos
En el caso de desacuerdo de que las partes contratantes no pueden resolver a través de la negociación, que necesitan para seguir la cláusula de resolución de controversias en el contrato. La mayoría de los contratos requieren que las partes de entrar en algún tipo de mediación o arbitraje. Algunos contratos requieren que el tema se resuelva mediante el uso de una de estas formas de ADR, y otros requieren que ADR ser juzgado ante la alternativa menos atractiva de litigio.
Cuando la cuestión o reclamación no se pueden resolver mientras que el proyecto está activo, la reclamación puede permanecer abierto a pesar de que el proyecto ha sido cerrada.
auditorías de adquisiciones
UN obtención auditoría es una revisión formal del proceso de adquisición en una sola adquisición, o para el proceso de adquisición utilizado en el proyecto en su conjunto. El propósito es revisar cada proceso en la adquisición de identificar aquellas áreas que han funcionado bien, así como aquellas áreas que se pueden mejorar en el futuro.
La auditoría comienza observando el proceso de planificación de las adquisiciones:
Se completó el análisis de hacer o comprar?
Era apropiado el tipo de contrato?
¿Qué tan efectivo fue el plan de gestión de adquisiciones?
¿La declaración de trabajo (SOW) refleja con exactitud el trabajo que había que hacer sin decir cómo se debe hacer?
Fueron los documentos de la oferta de adquisición completa?
Fueron los criterios de selección de fuente apropiada?
La auditoría de adquisiciones también debe revisar la siguiente información para la realización de las adquisiciones:
Había un número suficiente de vendedores cualificados identificado?
Por qué la conferencia postor sin problemas y responder a todas las preguntas postor?
¿Las negociaciones de adquisición terminan con una situación de ganar-ganar?
Se desarrolló el contrato firmado y en el momento oportuno?
Fue el contrato completo sin necesidad de numerosos cambios y revisiones?
Fue el contrato lo suficientemente clara para que no dé lugar a numerosas disputas y malentendidos?
Mientras que la administración del contrato, la auditoría de adquisiciones evaluará lo siguiente:
¿Qué tan bien se manejaron cambios de contrato
Los informes de rendimiento y de resultados
¿Cómo así inspecciones en el lugar fueron vendedor
La eficacia del sistema de pago
La integridad y la organización de los registros del proyecto
¿Qué tan bien se manejaron los conflictos y los problemas
En el control de los proveedores, que desea grabar áreas que han funcionado bien y las áreas que se deben mejorar la próxima vez. Esta información se puede utilizar la próxima vez que se necesita una contratación similar.
Esta forma de adquisición es genérico, pero muestra el tipo de información que se tenga que reunir para una auditoría de adquisiciones.
Cerrar las Adquisiciones: Salidas
Una parte clave de cerrar un contrato está revisando la cerda y asegurar que todos los elementos están completos y aceptado. Hay que ir a través de la lista de entregables para asegurarse de que todos los entregables cumplen con los requisitos contractuales, se siguieron todos los procedimientos y las cláusulas del contrato, y también que toda la documentación técnica y de otro contrato está disponible.
Es una buena práctica para aceptar formalmente entregables durante toda la vida del contrato, especialmente para grandes contratos. Cerrar el contrato simplemente debería formalizar todo el trabajo aceptado que ha sido entregado. Después de aceptar todo el trabajo, notifique al administrador de contratos que se han cumplido los términos del contrato. El administrador del contrato, entonces puede tomar las medidas necesarias para cerrar formalmente el contrato.
Debido a que un contrato es un documento legal, es importante recoger y archivar toda la documentación de adquisición y la correspondencia. La siguiente es una lista parcial de la información que necesita para recoger, indexar y archivar:
horarios
Las facturas y el historial de pagos
Los informes de rendimiento
Documentación técnica
Las solicitudes de cambio de contrato
informes de acciones correctivas
disputas de contratos y sus resoluciones
inspecciones
auditorías
Las evaluaciones de desempeño
La documentación del contrato es una parte de la documentación general del proyecto que necesita archivar antes del cierre del proyecto.
Las adquisiciones deben ser cerradas desde las perspectivas legales, financieros y administrativos. Legalmente, es necesario asegurarse de que la declaración de trabajo está completo y también que todos los resultados han sido formalmente aceptada.
Administrativamente, usted quiere asegurarse de que todos los términos y condiciones del contrato han sido seguidos y también que la documentación de adquisición se ha archivado apropiadamente. Económicamente, es necesario asegurarse de que se han efectuado todos los pagos, incluyendo los honorarios de premios, honorarios de incentivos y cuotas fijas según el caso.