Lo que debe saber acerca de cierre del proyecto o fase informes finales y transiciones para el examen de certificación pmp
Como parte de la Cerrar el Proyecto o Fase a efectos del examen de certificación PMP, tendrá que hacer la transición formalmente los recursos del proyecto (miembros del equipo) y el producto final y luego organizar los archivos del proyecto.
El informe final y archivo de información
Sus informes finales de los proyectos deben incluir información sobre los objetivos del proyecto y cómo los conociste, y también explicar cualquier variación de los criterios de éxito. Un componente clave en el informe final es una contabilidad financiera final y análisis. Debe comparar los gastos totales finales con el presupuesto original e identificar las causas de las variaciones.
Para proyectos multianuales complejas, tendrá que mostrar la información basada en el año fiscal de la organización y compararlo con los requisitos de financiación originales. información contable adicional que puede ser requerida incluye
Una comparación de los indicadores financieros, tales como NPV, FV, y así sucesivamente, que se utilizaron para justificar el proyecto en el primer lugar.
El valor ganado (EV) números finales y las métricas si se está utilizando EVM.
Una descripción de los paquetes de trabajo que tuvieron variaciones significativas y un análisis de las causas de la varianza.
variaciones significativas.
Validación o explicación de suposiciones acerca de las estimaciones de costos, incluyendo el “costo del dinero.”
El informe final será enviado a todos los actores clave identificados en el plan de gestión de la comunicación.
Con suerte, recoger y organizar la documentación del proyecto a lo largo del proyecto. Ese esfuerzo continuo hace que sea mucho más fácil cuando se tiene que archivar información al final. ¿Cómo se archiva la información depende de la naturaleza del proyecto.
Video: Agile PMBOK® Parte 12: Cierre del proyecto
Para algunos proyectos, es posible que desee tener una caja de archivos o un conjunto de cuadernos organizados alfabéticamente, cronológicamente, o por tema. En otras situaciones, todos sus archivos serán electrónico y publicado a una intranet. Parte de la información se archiva puede ser sensible y sólo se pueden almacenar en un lugar seguro.
Debería archivar al menos
La Carta, plan de gestión de proyectos y documentos del proyecto - especialmente todos los documentos firmados con homologación
Las líneas de base, informes de rendimiento, análisis de varianza, y los resultados finales
Las comunicaciones escritas, presentaciones e informes
encuestas y las lecciones aprendidas satisfacción de los interesados
Suposición, de riesgo, y la emisión de los registros
documentación de adquisición y registros
Video: MOOC PMP 701 Cerrar Proyecto
Documentación técnica
Video: cierre de un proyecto
archivo de información suele ser la última actividad en un proyecto. Con frecuencia, el director del proyecto es la única persona todavía activa en este momento. La información archivada es útil para proyectos futuros. En muchos casos, las regulaciones requieren que mantenga registros y la documentación durante un período especificado de tiempo: por ejemplo, información de garantía, cambios que implican regulaciones, e información de proyectos que podrían ser auditado por impuestos o el cumplimiento legal.
La transición del producto y de los recursos
Tener un par de cabos sueltos al final del proyecto no es infrecuente. Por lo general, los nuevos proyectos requieren su atención, por lo que necesita para asegurarse de que usted toma cualquier tema abierto y asignarlos a alguien para el seguimiento y cierre.
Cuando la transición de un producto o servicio, ya sea a un cliente o para las operaciones, es necesario capacitar a los destinatarios sobre la forma de trabajar del nuevo producto y la forma de apoyar y mantenerla. Si no hay documentación formal y la formación para este propósito, asegúrese de pasar tiempo suficiente transferir sus conocimientos a todo el que se mantiene el producto o servicio.
Después de las lecciones aprendidas y la documentación del proyecto se recoge y se organizan, se puede empezar a liberar sus recursos. Para los miembros del equipo, redactar una evaluación del rendimiento. Esto puede ser formal o informal. Usted debe identificar los comportamientos y acciones que contribuyeron al éxito del proyecto, así como las áreas de mejora.
Si su organización no tiene políticas acerca de este tipo de acción, utilice su criterio de cómo se enfoque esto. La mayoría de la gente quiere mejorar, pero hay que ser sensible y no repartir consejos no solicitados!
Una parte importante de los recursos que liberan está teniendo una fiesta o algún tipo de evento para reconocer lo que el equipo ha logrado y gracias a los miembros por sus contribuciones y participación. Para grandes proyectos, esto puede ser un buen evento o cena con premios, certificados, y discursos de la alta dirección. En cualquier caso, asegúrese de tomar el tiempo para agradecer a la gente y dejarlos con una sensación de cierre.
Si el proyecto se encontraba en un lugar de trabajo, asegúrese de que todo el equipo está en mejores condiciones que cuando lo encontró, los suministros se almacenan adecuadamente, y la zona es limpio y ordenado.