Insumos para elaboración de una carta que usted debe saber para el examen de certificación pmp

La preparación de una carta del proyecto es útil tener un conocimiento importante cuando se trata de obtener su certificación PMP y requiere reunir una buena cantidad de información sobre el propósito del proyecto y sus beneficios esperados para la organización. los Guía PMBOK identifica estos cinco entradas para el proceso Desarrollar el Acta del Proyecto:

• Proyecto de declaración de trabajo (SOW): Esta descripción narrativa de un proyecto hace lo siguiente:

• Explica la necesidad de la empresa de que el proyecto cumplirá

• Aclara el producto del proyecto

• Cuenta cómo el proyecto se alinea con el plan estratégico de la organización

Declaración de proyecto de trabajo

No todas las organizaciones a crear una declaración formal de trabajo (SOW), por lo que no se sorprenda si usted no ha visto uno. Para las organizaciones que tienen una cerda de proyecto formal, podría ser creado por la persona que solicita el proyecto, o por un comité de la lista de dirección, el promotor del proyecto, o el PMO.

Cuando el Guía PMBOK se refiere a una cerda, no necesariamente se refiere a uno de un contrato. En su lugar, este uso de la Declaración de trabajo se refiere a una descripción narrativa del proyecto. Si la cerda es de un contrato, el término contrato será utilizado en conjunción con SOW.

La cerda describe la necesidad de la empresa y cómo el proyecto satisfacer esa necesidad. También puede describir cómo el proyecto está alineado con el plan estratégico de la organización.

Siempre asegúrese de que los siguientes elementos están documentados:

• Descripción narrativa

• Necesidad de Negocios

• Descripción del producto

• La alineación con el plan estratégico

caso de negocio

El caso de negocio documenta la razón de negocios para llevar a cabo el proyecto, así como el análisis de costo-beneficio. Gran parte de la información financiera utilizada en el análisis coste-beneficio proviene del proceso de selección de proyectos. Muchas organizaciones utilizan mediciones no financieras para justificar un proyecto, así como la lealtad del cliente, mejora de procesos de negocio, la rotación de personal reducida, la innovación, y así sucesivamente.

Revisar el caso de negocios periódicamente durante todo el proyecto para garantizar que los supuestos sobre los que se construyó el modelo de negocio siguen siendo válidos.

acuerdos

Los acuerdos pueden adoptar la forma de contratos, memorandos de entendimiento (MOU), carta de intención, u otros acuerdos por escrito. Al hacer el trabajo para un cliente externo se utiliza un contrato. Si este es el caso, se utiliza la Declaración de trabajo que figura en el contrato para documentar la información en la carta.

También se vería en los términos y condiciones que proporcionan orientación sobre cómo debe realizarse el proyecto, las fechas claves de hitos, las limitaciones de financiación, así como cualquier otra información pertinente en el contrato.

Factores ambientales de la empresa

Piense en algunos de los factores ambientales de la empresa (EEFS) que podrían limitar u orientar cómo se alquiló un proyecto. ¿Cuáles son algunos de los factores internos? ¿Cuáles son algunos de los factores externos?

Los factores internos que definitivamente quiere tener en cuenta incluyen

• estructura organizativa de los organismos que participan en el proyecto

• Los sistemas de información en una organización y su capacidad de compartir información

• Recursos humanos: sus habilidades y disponibilidad

• políticas y procesos de gestión de carteras

• Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) políticas y procesos

• Estimación de bases de datos, de riesgo y de seguimiento de defectos

factores externos que pueden influir en su proyecto incluyen

• estándares de la industria que se aplican a los productos o servicios

• leyes o códigos regulatorios que tienen que cumplir

• políticas gubernamentales, restricciones y climas políticos

• las condiciones del mercado que influyen en la fijación de precios y la disponibilidad de materiales y servicios

• información de la competencia, tales como el número de competidores, oportunidades y amenazas en base a su competencia

• la disponibilidad de financiación y tarifas

• La legislación pendiente que podría afectar a sus productos, servicios y procesos

• Disponibilidad de recursos, tanto físicos como la mano de obra

• Los cambios en el mercado, ya sea de la competencia o económicas factores

• las influencias económicas, como el desempleo y la disponibilidad de crédito

Todos estos EEFS pueden tener un efecto sobre si lo hace un proyecto, y cómo acercarse a ella. Aquí hay algunos ejemplos rápidos:

• Usted trabaja en una organización matricial débil. Por lo tanto, su capacidad de negociar para los miembros del equipo con frecuencia será anulado por los gerentes funcionales. Además, la mayoría de los miembros de su equipo tendrá su trabajo habitual, y trabajar para su proyecto y otros proyectos. Este es un ejemplo de un factor ambiental interna que se refiere a la organización.

• Su organización trabaja para una agencia gubernamental. El gobierno se está preparando para exigir un determinado tipo de informes para todos los proyectos. Este factor ambiental externo se relaciona con temas gubernamentales y regulatorias.

• La tasa de interés para los préstamos de dinero ha aumentado últimamente. Las suposiciones sobre el costo del dinero ahora pueden ser diferentes de lo que será en seis meses cuando se está estimando necesidad de sacar de una línea de crédito. Este es un ejemplo de un factor ambiental externo que se refiere a la financiación y la economía.

activos de los procesos de organización

Se supone que los activos de proceso de organización (OPA) para ayudarle a hacer su proyecto. Algunas de las más interesantes de este proceso en particular incluyen

• políticas de la organización, los procedimientos y los sitios de intranet

• Las plantillas para formularios, informes y documentación

• Documentación de proyectos anteriores

• Las lecciones aprendidas de proyectos anteriores

Aunque el Guía PMBOK ha este lecciones aprendidas a lo largo concepto de muchos de los procesos, no siempre se implementa también en el mundo real.