Evitar los errores comunes de reunión
la organización de reuniones con éxito es una habilidad de negocio poco apreciada. Con los detalles incontables reuniones y organizadores de eventos que manejar, los errores están obligados a realizar, ya veces rodarán cabezas como resultado. Para asegurarse de que el suyo no es uno de ellos, aquí hay algunos errores comunes de reunión a elevarse por encima.
Olvidar para comprobar fechas
Antes de finalizar cualquier fecha para sus reuniones o eventos, compruebe que no se superpongan con cualquier religiosa, pública, estatal o días festivos federales. Además, considerar evitar una superposición con todos los eventos deportivos más importantes, especialmente si usted está mirando para atraer a un público predominantemente masculino. A principios del año calendario, generar una lista de todas las próximas vacaciones y eventos para que usted no deje que un resbalón por ti. Es tan fácil de hacer!
La reserva de un sitio antes de hacer una visita
A menudo, cuando usted está organizando un evento en un destino de muchas millas de su casa, no hay suficiente tiempo o dinero en el presupuesto para hacer una visita al lugar. ¡Gran error! ¿Por qué correr el riesgo de que todo costumbre estar bien en el día del evento o depender de un juicio de otra persona? Esto es particularmente crítico para reuniones y eventos más grandes. Además, la salida a la escena de antemano le da la oportunidad de conocer y construir una relación con el personal que va a trabajar muy de cerca con el día del evento.
El no poder comercializar su caso
En realidad es muy simple: Con el fin de conseguir que la gente a asistir a su evento, es necesario hacerles saber acerca de ello en un montón de tiempo. Es todo sobre el marketing y la comunicación, que es parte integrante de su proceso de planificación y organización. Cuanto más espere para informar a los posibles asistentes, más fuerte es la posibilidad de que van a haber hecho planes alternativos para las fechas de reuniones. Comunicar su mensaje con tiempo de sobra para que su evento es su prioridad número uno.
la firma de contratos que carecen de detalles
Un organizador de eventos tuvo su día en la corte cuando se canceló una reunión porque el hotel que nos reservó no había hecho, en su opinión, un progreso suficiente en su actualización planificada. El hotel argumentó de manera diferente y, de hecho, ganó el caso. El contrato escrito había especificado que el “progreso sustancial” se haría antes de la fecha de la reunión. Al ser una frase tan subjetiva, que estaba abierta a diferentes interpretaciones. Asegúrese de que sus contratos se férreo con datos indiscutibles. Evitar frases como “para ser negociada” o “ser determinado en una fecha posterior.”
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La falta de planificación
No puede planear, y que está abierta por la que usted mismo para el desastre. Demasiadas piezas del rompecabezas necesitan ser puestos juntos para que usted acaba de ala o de boquilla a un plan. Voto sea lo más completa y minuciosa posible. Comprobar una y otra detalles. Discutir su caso con las personas que no participan en el negocio para obtener opiniones de afuera. Crear listas de verificación y listas de control de listas de verificación. Cubrir todas sus bases. Cuanto más profundo sea, reduce los fallos y más probabilidad de éxito.
El descuido de verificar las referencias
Tener una sensación visceral de que alguien es grande, pero siempre comprobar para asegurarse de que es tan bueno como dice que es. Sí, se tardará más tiempo para verificar las referencias, pero merece la pena el esfuerzo. ¿Por qué correr el riesgo de echar a perder su evento importante con un proveedor que le permite bajar en el último minuto o si suministra con el equipo de segunda clase o un servicio de mala calidad? Una pregunta clave que la referencia es: “¿Le utilizar este proveedor nuevo para su próxima función?” Usted sabe qué hacer si la respuesta es negativa!
Dejando los detalles importantes para el último momento
Poner su reunión en conjunto lleva su tiempo, y cuanto más se tenga, mejores serán las posibilidades de hacer menos errores. Cuanto más de prisa y pánico que sea, más probabilidades hay de olvidar algunas de las cosas esenciales (ya veces más obvia). Utilice sus listas de comprobación religiosamente, y manejar los detalles en las primeras etapas de planificación. Dejando los elementos básicos para el último minuto, sin duda, va a costar más dinero, ya que es probable que incurrir en cargos por urgencia, y que sin duda añadir estrés innecesario a su vida!
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Dejar que alguien más haga el planeamiento
Así que usted quiere tomar el camino más fácil, y te encuentras un planificador profesional para manejar todos los detalles. ¿Puede usted permitirse el lujo de sentarse con la esperanza de que esta maravillosa persona realiza la magia? El hecho de que usted emplea algún tipo de asistencia no significa que estás fuera de la imagen. Por el contrario, ahora se toma el papel de administrador, lo que hace que el encargado de dirigir todas las operaciones. Permitir que otros hagan las corridas en su nombre, pero siempre tienen una presencia visible en el fondo de asegurarse de que todo funciona sin problemas.
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El descuido de las contingencias
Otro aspecto de su proceso de planificación implica el desarrollo de planes de contingencia. Por desgracia, las posibilidades son bastante altas que algo lo planeado por no necesariamente ir como estaba previsto. Entonces, ¿qué es la copia de seguridad? Si no tiene uno, todos sus planes originales podrían ser destruida en un instante, y se le luchando para poner una segunda estrategia en funcionamiento. Tener un plan B listo “en las alas” en caso de que lo necesite.
Tratando de ahorrar dinero
Con presupuestos ajustados y un jefe respiración en la nuca y esperando que le permite hacer más con menos, la tentación de tomar decisiones de proveedores basados exclusivamente en el precio es fuerte. Sí, siempre encontrará a alguien que está preparado para servicios bajo precio sólo para obtener el negocio. Pero lo bueno y confiable son? Precios baratos y de buena calidad por lo general no se correlacionan. Así que la próxima vez que estés tentado a tomar una decisión de compra basada enteramente en el precio, se equivoca!