10 Preguntas que debe hacer al planear su proyecto
Responde a las siguientes diez preguntas para asegurarse de que haya identificado por completo todo el trabajo que su proyecto requiere. Cuando se inicia un proyecto, siempre se siente la presión para entrar y empezar a trabajar de inmediato para cumplir con los horarios agresivos. Aunque no está exactamente seguro de por dónde empezar, usted sabe que tiene las mayores posibilidades de éxito si va a cabo su proyecto antes de comenzar el trabajo real.
¿Cuál es el propósito de su proyecto?
Una apreciación exacta del propósito de su proyecto puede conducir a mejores planes, un mayor sentido de compromiso de los miembros del equipo, y un rendimiento mejorado. Tan pronto como que ha asignado a su proyecto, obtener una imagen clara y completa de su significado. Puede hacerlo mediante la determinación de lo siguiente:
Qué situación (s) condujo a su proyecto?
¿Quién tuvo la idea original?
¿Quién más espera beneficiarse de ella?
¿Qué pasaría si su proyecto no se hiciera?
¿A quién necesita involucrar?
Sabiendo principios de los cuales necesita involucrar le permite planificar su participación en las etapas apropiadas en su proyecto. La participación de estas personas en el momento oportuno se asegura de que su entrada estará disponible cuando se necesita y les hace saber que valor y el respeto de sus contribuciones.
A medida que determina que pueden desempeñar un papel en el éxito de su proyecto, clasificarlas de la siguiente manera:
Controladores: Las personas que buscan resultados de su proyecto
*seguidores: Las personas que pueden ayudar a que su proyecto tenga éxito
observadores: Las personas interesadas en su proyecto
Después de tener esta lista completa, decidir a quién necesita para involucrar y cuándo y cómo desea que participen.
¿Qué resultados se va a producir?
Especificar todos los resultados que espera su proyecto de lograr. Claramente describir cada producto, servicio, o el impacto e incluir resultados mensurables y objetivos de rendimiento. Confirman que los conductores de su proyecto creen que estos resultados satisfacen sus necesidades y expectativas.
¿Qué restricciones que debe cumplir?
Identificar toda la información, los procesos y directrices que pueden restringir sus actividades del proyecto y su rendimiento. Cuando se sabe sus limitaciones, se puede planificar para minimizar sus efectos sobre su proyecto. Distinguir entre los siguientes:
limitaciones: Las restricciones que la gente fuera de su equipo de proyecto establecen
Necesariamente: Las restricciones que usted y los miembros del equipo de su proyecto estableces
¿Qué suposiciones estás haciendo?
Tan pronto como usted comienza a pensar en su proyecto, documentar todas las hipótesis que tome acerca de que - después de todo, cada uno de estos supuestos puede conducir a uno o más riesgos del proyecto que usted puede elegir para planificar con antelación. Continuar añadiendo a su lista de supuestos a medida que desarrolla las diferentes partes de su plan de proyecto. Actualizar sus planes cada vez que cambia un supuesto o se entera de su valor real.
¿Qué trabajo se tiene que hacer?
Identificar todas las actividades necesarias para producir los entregables de su proyecto para que pueda asignar responsabilidades para ellos, desarrollar horarios, estimar las necesidades de recursos, dar tareas específicas a los miembros del equipo, y supervisar el rendimiento del proyecto. Para cada actividad, especifique lo siguiente:
El trabajo a realizar: Los procesos y los pasos que cada actividad conlleva
*entradas: Todas las personas, instalaciones, equipos, insumos, materias primas, los fondos, y la información necesaria para realizar cada actividad
Resultados esperados: Productos, servicios, situaciones u otras prestaciones que se esperan de cada actividad para producir
Interdependencias y relaciones: Actividades que debe realizar antes de poder empezar las próximas actividades de uno que puede empezar después de haber completado la actual
Duración: El número de períodos de trabajo necesario para realizar cada actividad
¿Cuándo comienza y termina cada actividad?
Desarrollar un programa detallado con actividades claramente definidas y los hitos intermedios frecuentes. Tener esta información a mano le permite dar a los miembros del equipo de orientación precisa sobre cuándo realizar sus tareas. Esta información también es compatible con el seguimiento y control de los trabajos en curso en curso. Tome en cuenta lo siguiente al crear su horario:
Duración: El número de períodos de trabajo necesario para realizar cada actividad
* Las interdependencias: Lo que debe terminar antes de que pueda comenzar su actividad
Disponibilidad de recursos: Cuando necesite recursos particulares y cuando estén disponibles
¿Quién realizará el trabajo del proyecto?
Sabiendo que llevará a cabo cada tarea y la cantidad de esfuerzo que van a tener que dedicar le permite planificar por su disponibilidad y con mayor precisión estimar el presupuesto global del proyecto. Especifique la siguiente información para todas las personas que necesitan trabajar en su proyecto:
Sus nombres, descripciones de cargos o títulos, y las habilidades y conocimientos que necesitan para hacer la tarea
Las funciones específicas de cada persona va a tener una actividad cuando más de una persona va a trabajar en la misma actividad, así como una explicación de cómo se pueden coordinar sus esfuerzos
El nivel de esfuerzo que cada persona tiene que invertir
El momento exacto en que la gente va a hacer su trabajo si va a trabajar menos de tiempo completo en una actividad
Consultar con la gente que va a realizar las tareas del proyecto para desarrollar esta información.
¿Qué otros recursos se necesitan?
Identificar todos los equipos, instalaciones, servicios, suministros y fondos que necesita para realizar su trabajo de proyecto. Especificar la cantidad de cada recurso que necesita y cuándo.
¿Qué puede ir mal?
Identificar aquellas partes de su proyecto que no puede ir de acuerdo al plan. Decidir qué riesgos plantean los mayores peligros para el éxito de su proyecto, y desarrollar planes para minimizar sus efectos negativos.