Cómo exportar datos de excel

El primer paso cuando se agarra de datos de Excel desde una de estas fuentes externas, suponiendo que desea importar más tarde los datos, es utilizar primero el otro programa de aplicación - como por ejemplo un programa de contabilidad - para exportar los datos a ser analizados, a una archivo.

Tiene dos enfoques básicos para exportar datos desde otra aplicación: la exportación directa y exportar a un archivo de texto.

exportación directa

exportación directa está disponible en muchos programas de contabilidad, porque los contadores encanta usar Excel para analizar los datos. Por ejemplo, el programa de contabilidad de la pequeña empresa más popular en el mundo es de Intuit QuickBooks. Cuando se produce un informe de contabilidad en QuickBooks, la ventana de documento de informe incluye un botón etiquetado Sobresalir o Exportar. Haga clic en este botón, y QuickBooks muestra el Informe Enviar a cuadro de diálogo de Excel.

El Enviar informe a la caja de diálogo de Excel proporciona botones de radio con la que se indique si desea enviar el informe a un archivo de valores separados por comas, a una nueva hoja de cálculo de Excel o de una hoja de cálculo de Excel existente.

Mandar (exportar) El informe a una hoja de cálculo de Excel existente, es necesario identificar ese libro introduciendo el nombre de ruta y nombre de archivo libro de trabajo en el cuadro de texto. O bien, haga clic en el botón Examinar y utilice el cuadro de diálogo Abrir archivo de Microsoft Excel que aparece (no se muestra) para identificar el archivo de la carpeta y el libro.

El cuadro de diálogo Exportar informe también incluye un botón Opciones avanzadas. Haga clic en este botón, y QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Opciones avanzadas que puede utilizar para controlar la forma en que el informe exportado se ve. Por ejemplo, se llega a elegir qué tipos de letra, colores, espaciado y la altura de la fila que desea. También puedes activar y desactivar las funciones de Excel en el libro de trabajo de nueva creación, incluyendo AutoFit, líneas de división, y así sucesivamente.

Se puede ver cómo el informe QuickBooks se ve después de que ha sido exportado directamente a Excel.

Video: Como exportar datos de un sitio web a Excel - Capítulo 258

Bien, obviamente, puede que no desee de exportación de QuickBooks. Puede exportar los datos directamente desde un programa de base de datos como Microsoft Access, por ejemplo.

Pero lo clave que usted necesita saber es que las aplicaciones que almacenan y recogen datos a menudo proporcionan una manera conveniente para exportar información a Excel. Como era de esperar, algunos programas de aplicación funcionan de forma diferente, pero por lo general, el proceso es poco más que hacer clic en un botón etiquetado Sobresalir o la elección de un comando de la etiqueta algo como Exportar o Exportar a Excel.

Por lo tanto, al exportar datos de algún otro programa, el primer paso es hacer un poco de excavación e investigación para ver si hay una manera de exportar fácilmente y de forma automática los datos a Excel. Esta determinación de los hechos no debe tomar mucho tiempo si se utiliza el sistema de ayuda en línea.

Video: Exportar datos con Excel

Versiones de Microsoft Access arriba, incluida la de Access 2003 incluyen un comando Exportar en el menú Archivo y Access 2007 y versiones posteriores incluyen un comando Exportar en el menú de Microsoft Office. Elija el comando Exportar para exportar una tabla de Access, informe o consulta a Excel. Sólo tienes que elegir el comando apropiado y luego usar el cuadro de diálogo que Access muestra para especificar dónde la información exportada debe ser colocado.

Exportar a un archivo de texto

Cuando tenga que exportar los datos primero en un archivo de texto porque la otra aplicación no exportará automáticamente los datos a un libro de Excel, es necesario ir a un poco más de esfuerzo. Afortunadamente, el proceso es todavía bastante maldito sencillo.

Cuando se trabaja con aplicaciones que no crearán automáticamente un libro de Excel, que acaba de crear una versión de texto de un informe que muestra los datos que desea analizar.

El truco es que usted envía el informe a un archivo de texto en lugar de enviar este informe a una impresora. De esta manera, el informe se almacena en el disco como texto en lugar de imprimir. Más tarde, Excel puede importar fácilmente estos archivos de texto.

Video: Curso de Excel 2010. 15.1. Importar datos y actualizarlos

Vea cómo funciona esto en términos más concretos, siguiendo cómo funciona el proceso en QuickBooks. Supongamos que realmente se quería imprimir una lista de artículos que usted vende. El primer paso es producir un informe que muestra esta lista. En QuickBooks, usted produce este informe seleccionando el comando correspondiente en el menú Informes.

El siguiente paso es imprimir este informe a un archivo de texto. En QuickBooks, hace clic en el botón Imprimir o elija Archivo → Imprimir informe. El uso de uno u otro enfoque, QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Informes de impresión.

Prestar atención a la impresión a los botones de radio que se muestran en la parte superior de la ficha Configuración. QuickBooks, al igual que muchos otros programas, le da la opción de imprimir el informe o bien a una impresora oa un archivo.

Si desea importar más tarde, la información sobre el informe, debe imprimir el informe en un archivo. En el caso de QuickBooks, esto significa que se selecciona el botón de selección de archivos.

Video: Excel 2007 2010 Como importar datos en excel

La otra cosa que lo que necesita hacer - si se le ofrece una opción - es utilizar un delimitador. La lista desplegable de archivos muestra como el tipo de archivo que se imprimirá QuickBooks. A menudo, sin embargo, las aplicaciones permiten imprimir archivos de texto delimitados.

archivos de texto delimitados utilizar caracteres estándar, llamadas delimitadores, para separar los campos de información de la memoria. Todavía se puede importar un archivo de texto ASCII recta, pero la importación de un archivo de texto delimitado es más fácil. Por lo tanto, si su otro programa le da la opción de crear archivos de texto delimitados, que lo hagan. En QuickBooks, puede crear dos archivos delimitados por comas y archivos delimitados por tabuladores.

En QuickBooks, usted indica que desea un archivo de texto delimitado por la elección de archivo delimitado por comas o archivo delimitado por tabuladores de la lista desplegable de archivos del cuadro de diálogo Imprimir informes.

Para imprimir el informe como un archivo, simplemente haga clic en el botón Imprimir del cuadro de diálogo Imprimir informes. Normalmente, la aplicación le pide un nombre de ruta. los nombre de ruta incluye tanto la unidad y la carpeta ubicación del archivo de texto, así como el nombre del archivo. Esta información se proporciona, a continuación, la aplicación produce el archivo de texto.