Cómo añadir registros a listas de datos a través del formulario de datos en excel 2013
Excel 2013 le permite añadir registros a listas de datos a través del formulario de datos. La primera vez que haga clic en el botón Formulario personalizado que ha agregado a la barra de herramientas de acceso rápido, Excel analiza la fila de nombres de campo y entradas para el primer registro y se crea un formulario de datos.
Esta forma de datos se enumeran los nombres de los campos en el lado izquierdo de la forma con las entradas para el primer registro en los cuadros de texto correspondientes al lado de ellos. Se puede ver el formulario de datos para la nueva base de datos- los datos del empleado se ve algo así como un cuadro de diálogo personalizado.
El formulario de datos incluye los ingresos que hizo en el primer registro. El formulario de datos también contiene una serie de botones que se utilizan para agregar, eliminar o buscar registros específicos. Justo encima del primer botón, el formulario de datos indica el número del expediente seguido por el número total de registros. Al crear nuevas entradas, se mostrará un nuevo récord por encima de este botón en lugar del número de registro.
Todo el formato que se asigna a las entradas en particular en el primer registro se aplica automáticamente a aquellos campos en los registros posteriores se introducen y se utiliza en forma de datos.
Por ejemplo, si su lista de datos contiene un campo de teléfono, es necesario introducir sólo los diez dígitos del número de teléfono en el campo Número de teléfono de la forma de datos si la entrada de número de teléfono inicial se formatea en el primer registro con el formato de número de teléfono especial .
De esa manera, Excel toma una nueva entrada en el archivo de teléfono, tales como 3075550045, por ejemplo, y la formatea automáticamente de modo que aparezca como (307) 555-0045 en la celda correspondiente de la lista de datos.
Video: Macros en Excel para ingreso de datos automáticos
El proceso para añadir registros a una lista de datos con el formulario de datos es simple. Al hacer clic en el botón Nuevo, Excel muestra un formulario de datos en blanco (marcado un nuevo récord en el lado derecho del formulario de datos), que se obtiene a rellenar.
Después de introducir la información para el primer campo, pulse la tecla Tab para avanzar al siguiente campo en el registro.
Whoa! No pulse la tecla para avanzar al siguiente campo de un registro Intro. Si lo hace, va a insertar el nuevo registro, incompleta en la base de datos.
Continuar la introducción de información para cada campo y pulsando Tab para ir al siguiente campo en la base de datos.
Si usted nota que usted ha cometido un error y desea editar una entrada en un campo que ya ha pasado, presione Shift + Tab para volver a ese campo.
Para reemplazar la entrada, acaba de empezar a escribir.
Para editar algunos de los caracteres en el campo, → pulse o haga clic en el puntero de la barra en la entrada para localizar el punto-de inserción a continuación, editar la entrada de allí.
Al ingresar información en un campo determinado, puede copiar la entrada hecha en ese campo del registro anterior pulsando Ctrl +’(apóstrofo). Presione Ctrl +’, por ejemplo, para llevar adelante la misma entrada en el campo Estado de cada nuevo registro al entrar en una serie de registros para las personas que viven todos en el mismo estado.
Video: Parte 2 Control de Formulario (Lista desplegable) + BUSCARH
Al introducir las fechas en un campo de fecha, utilice un formato de fecha consistente que sabe Excel. (Por ejemplo, introduzca algo así como 07.21.98.) Al introducir códigos postales que a veces utilizan ceros iniciales que no quiere desaparecer de la entrada (como el código postal 00102), el formato de la primera entrada de campo con el formato especial Número de código postal.
En el caso de otros números que utilizan ceros iniciales, puede darle formato utilizando el formato de texto o poner `(apóstrofe) antes de la primera 0. El apóstrofo indica a Excel para tratar el número como una etiqueta de texto, pero no se presenta en la base de datos en sí. (El único lugar donde se puede ver el apóstrofe está en la barra de fórmulas cuando el cursor de celda se encuentra en la celda.)
Presione la tecla ↓ cuando haya introducido toda la información para el nuevo registro. O bien, en lugar de la tecla ↓, puede pulsar Intro o haga clic en el botón Nuevo. Excel inserta el nuevo récord como el último registro en la base de datos en la hoja de trabajo y muestra una nueva forma de datos en blanco en el que se puede introducir el siguiente registro.
Cuando termine de agregar registros a la base de datos, pulse la tecla Esc o haga clic en el botón Cerrar en la parte inferior del cuadro de diálogo para cerrar el formulario de datos.