Cómo agregar registros a una lista de datos en excel 2016
Después de crear los nombres de campo y un registro de la lista de datos y darles formato como una tabla, ya está listo para comenzar a introducir el resto de sus datos como registros en filas subsiguientes de la lista. La forma más directa de hacerlo es pulsar la tecla Tab cuando el cursor de la celda está en la última celda del primer registro.
Hacer esto hace que Excel para añadir una fila extra a la lista de datos donde se puede introducir la información adecuada para el próximo disco.
Al hacer la entrada de datos directamente en una tabla de la lista de datos, pulse la tecla Tab para pasar al siguiente campo en el nuevo registro en lugar de la izquierda, tecla de flecha. De esta manera, cuando se completa la entrada en el último campo del registro, que se extiende de forma automática la lista de datos, añadir un nuevo registro, y posicionar el cursor de celda en el primer campo de ese registro. Si pulsa la flecha hacia la izquierda para completar la entrada, Excel, simplemente mueve el cursor de celda a la siguiente celda fuera de la tabla de la lista de datos.
Usando el botón Formulario
En lugar de introducir los registros de una lista de datos directamente en la tabla, puede utilizar el formulario de datos de Excel para hacer las entradas. El único problema con el uso del formulario de datos es que el comando para mostrar la forma de una hoja con una lista de datos no es parte de los comandos de la cinta. Se puede acceder al formulario de datos sólo mediante la adición de su botón de comando a la barra de herramientas de acceso rápido o una ficha de la cinta de encargo.
Video: Cómo insertar lista desplegable en Excel que coge los valores de otra hoja
Para añadir este botón de comando a la barra de herramientas de acceso rápido, siga estos pasos:
Haga clic en el botón de la barra de herramientas de acceso rápido personalizada y al final de la barra de herramientas de acceso rápido a continuación, haga clic en el elemento más comandos en la parte inferior de su menú desplegable.
Excel abre el cuadro de diálogo Opciones de Excel con la pestaña de acceso rápido Barra de herramientas seleccionada.
El botón de comando de formulario que desea agregar a la barra de herramientas de acceso rápido sólo está disponible al hacer clic en los comandos no en la opción de la cinta en la lista comandos desplegable.
Haga clic en los comandos no en la opción de la cinta cerca de la parte superior de la lista comandos desplegable.
Haga clic en formulario en el cuadro Comandos lista y luego haga clic en el botón Añadir.
Excel agrega el botón de formularios para el final de la barra de herramientas de acceso rápido. Si así lo desea, puede hacer clic en los botones Subir y Bajar botones para cambiar la posición del botón de formulario de la barra de herramientas.
Haga clic en OK para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Excel y volver a la hoja de cálculo con la lista de datos.
Video: Formulario de Ingreso de datos en Excel
Añadir registros a través del formulario de datos
La primera vez que haga clic en el botón Formulario personalizado que ha agregado a la barra de herramientas de acceso rápido, Excel analiza la fila de nombres de campo y entradas para el primer registro y se crea un formulario de datos. Esta forma de datos se enumeran los nombres de los campos en el lado izquierdo de la forma con las entradas para el primer registro en los cuadros de texto correspondientes al lado de ellos. Aquí, se puede ver el formulario de datos para la nueva base de datos- los datos del empleado se ve algo así como un cuadro de diálogo personalizado.
El formulario de datos crea Excel incluye las entradas realizadas en el primer registro. El formulario de datos también contiene una serie de botones (en el lado derecho) que se utilizan para agregar, eliminar o encontrar registros específicos en la base de datos. Justo encima del primer botón (Nuevo), el formulario de datos indica el número del registro que está buscando en seguida por el número total de registros (1 de 1 cuando se crea el formulario de datos). Al crear nuevas entradas, se mostrará un nuevo récord por encima de este botón en lugar del número de registro.
Todo el formato que se asigna a las entradas en particular en el primer registro se aplica automáticamente a aquellos campos en los registros posteriores se introducen y se utiliza en forma de datos. Por ejemplo, si su lista de datos contiene un campo de teléfono, es necesario introducir sólo los diez dígitos del número de teléfono en el campo Número de teléfono de la forma de datos si la entrada de número de teléfono inicial se formatea en el primer registro con el formato de número de teléfono especial . De esa manera, Excel toma una nueva entrada en el archivo de teléfono, tales como 3075550045, por ejemplo, y la formatea automáticamente de modo que aparezca como (307) 555-0045 en la celda correspondiente de la lista de datos.
El proceso para añadir registros a una lista de datos con el formulario de datos es simple. Al hacer clic en el botón Nuevo, Excel muestra un formulario de datos en blanco (marcado un nuevo récord en el lado derecho del formulario de datos), que se obtiene a rellenar.
Después de introducir la información para el primer campo, pulse la tecla Tab para avanzar al siguiente campo en el registro.
Whoa! No pulse la tecla para avanzar al siguiente campo de un registro Intro. Si lo hace, va a insertar el nuevo registro, incompleta en la base de datos.
Continuar la introducción de información para cada campo y pulsando Tab para ir al siguiente campo en la base de datos.
Si usted nota que usted ha cometido un error y desea editar una entrada en un campo que ya ha pasado, presione Shift + Tab para volver a ese campo.
Para reemplazar la entrada, acaba de empezar a escribir.
Para editar algunos de los caracteres en el campo, → pulse o haga clic en el puntero de la barra en la entrada para localizar el punto-de inserción a continuación, editar la entrada de allí.
Al ingresar información en un campo determinado, puede copiar la entrada hecha en ese campo del registro anterior pulsando Ctrl +’(apóstrofo). Presione Ctrl +’, por ejemplo, para llevar adelante la misma entrada en el campo Estado de cada nuevo registro al entrar en una serie de registros para las personas que viven todos en el mismo estado.
Al introducir las fechas en un campo de fecha, utilice un formato de fecha consistente que sabe Excel. (Por ejemplo, introduzca algo así como 07.21.98.) Al introducir códigos postales que a veces utilizan ceros iniciales que no quiere desaparecer de la entrada (como el código postal 00102), el formato de la primera entrada de campo con el formato especial Número de código postal. En el caso de otros números que utilizan ceros iniciales, puede darle formato utilizando el formato de texto o poner `(apóstrofe) antes de la primera 0. El apóstrofo indica a Excel para tratar el número como una etiqueta de texto, pero no se presenta en la base de datos en sí. (El único lugar donde se puede ver el apóstrofe está en la barra de fórmulas cuando el cursor de celda se encuentra en la celda con la entrada numérica).
Pulse la tecla de flecha hacia abajo cuando se haya introducido toda la información para el nuevo registro. O bien, en lugar de la tecla de flecha hacia abajo, puede pulsar Intro o haga clic en el botón Nuevo. Excel inserta el nuevo récord como el último registro en la base de datos en la hoja de trabajo y muestra una nueva forma de datos en blanco en el que se puede introducir el siguiente registro.
Cuando termine de agregar registros a la base de datos, pulse la tecla Esc o haga clic en el botón Cerrar en la parte inferior del cuadro de diálogo para cerrar el formulario de datos.