Cómo agregar usuarios en quickbooks pro y premier
Usted no está limitado a usar sólo una contraseña para controlar el acceso a su archivo de datos de QuickBooks. QuickBooks le permite configurar varias contraseñas para el archivo de datos de QuickBooks. Para configurar usuarios adicionales en QuickBooks Pro y QuickBooks Premier, siga estos pasos:
Selecciona la Empresa → configurar usuarios y contraseñas → Definir comando usuarios.
QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Lista de usuarios (no se muestra), que identifica los usuarios para los que el acceso QuickBooks ha sido establecido y que han iniciado sesión actualmente en el sistema.
Dile a QuickBooks que desea agregar un usuario haciendo clic en el botón Añadir usuario.
QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Acceso primera Configuración de usuario y contraseña.
Identificar al usuario y proporcionar una contraseña.
Dar a cada usuario para el que está configurando una contraseña de un nombre de usuario mediante la introducción de un nombre corto - quizás el primer nombre del usuario - en el cuadro Nombre de usuario. Después de identificar al usuario, que introduzca la contraseña del usuario, tanto en el cuadro de texto Contraseña y el cuadro de texto Confirmar contraseña.
Haga clic en Siguiente para continuar y luego indique si desea limitar el acceso para el nuevo usuario.
Cuando QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Acceso segunda Configuración de usuario y contraseña, indique si desea limitar el acceso y los derechos para el usuario. Si desea limitar el acceso y los derechos (derechos son simplemente las cosas que el usuario puede hacer), seleccione las áreas seleccionadas del botón de QuickBooks. Si desea que el usuario sea capaz de hacer cualquier cosa, seleccione las todas las áreas de botón de QuickBooks. Si indicar que el nuevo usuario debe tener acceso a todas las áreas de QuickBooks, que haya terminado de configurar la contraseña de usuario. Puede omitir los pasos restantes.
Haga clic en Siguiente para continuar y luego describir el acceso a la información de ventas y cuentas por cobrar y tareas.
Después de completar el paso 4, QuickBooks exhibe la tercera Configurar cuadro de diálogo de contraseña de acceso y el usuario. Esta es la primera de una serie de cuadros de diálogo que le guiarán a través de una entrevista, haciendo preguntas detalladas acerca de qué tipo de acceso que cada usuario debe tener a un área en particular.
Por ejemplo, con respecto a la actividad de ventas, QuickBooks le pregunta sobre el acceso a las transacciones (tales como facturas, notas de crédito y cuentas por cobrar de información). Puede indicar que el usuario no debería tener acceso al seleccionar el botón de opción Sin acceso. Puede indicar que el usuario debe tener acceso completo al seleccionar el botón de radio acceso completo. Si el usuario debe tener acceso parcial, se selecciona el botón de radio acceso selectivo a continuación, seleccione uno de los botones de acceso selectivo subsidiarios: Crear Transacciones Sólo, Crear y Operaciones de impresión, o crear transacciones y crear informes.
Haga clic en Siguiente y luego describir las compras y cuentas por pagar los derechos.
Video: QuickBooks Pro 2017 Tutorial: Setup Employees for Payroll
Después de completar el paso 5, haga clic en Siguiente, QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Configuración de la contraseña de usuario y acceso en cuarto lugar, que le permite especificar qué acceder a este nuevo usuario tiene en las compras y cuentas por pagar áreas. Se puede seleccionar el botón de opción Sin acceso. Se puede seleccionar el botón de radio acceso completo. O puede seleccionar un punto medio, seleccionando el botón de radio selectivo de acceso y uno de los botones de acceso selectivo subsidiarios. Las mismas reglas de fijación de derechos y el acceso que se aplican a las compras y cuentas por pagar área se aplican a las ventas y cuentas por cobrar área.
Haga clic en Siguiente y luego describir los derechos de los usuarios y el acceso restantes.
Al hacer clic en el botón Siguiente se muestra en la parte inferior de cada versión del cuadro de diálogo Configurar acceso de usuario y contraseña, QuickBooks muestra varias otras versiones del cuadro de diálogo que utiliza para su búsqueda acerca de los derechos de los usuarios y el acceso. Por ejemplo, después de describir lo que los derechos son apropiados para el usuario en las compras y cuentas por pagar área, QuickBooks le pregunta sobre la zona de cheques y tarjetas de crédito. A continuación, se pregunta sobre el área del inventario. A continuación, se pregunta sobre la nómina. A continuación, se pregunta sobre las actividades generales de contabilidad, sensibles. Por último, QuickBooks le pregunta sobre el acceso a las capacidades de información financiera.
A limitar los derechos de cada una de estas otras áreas de la misma manera que lo hace para las ventas y las cuentas por cobrar y por las compras y cuentas por pagar áreas. Sólo ser reflexivo a medida que avanza a través de las pantallas y limitar la capacidad del usuario. Desea que los usuarios tienen los derechos necesarios para hacer su trabajo, pero que no desea darles más derechos de lo que necesitan.
Especificar si el usuario puede modificar o borrar las transacciones.
Video: How to Merge Customer Accounts in QuickBooks Pro, Premier, Enterprise
Después de haber caminado a través de más o menos una media docena de versiones de la puesta en marcha de usuario y contraseña de acceso cuadros de diálogo que pregunte sobre áreas específicas de contabilidad, QuickBooks muestra la página de modificación o borrado de Transacciones del cuadro de diálogo Configuración de la contraseña de usuario y acceso. La página de Cambio o eliminación de Transacciones le permite indicar que un usuario puede o no puede cambiar las transacciones registradas antes de la fecha de cierre. En general, desea limitar la capacidad de un usuario para cambiar o eliminar las transacciones.
Haga clic en Siguiente y luego revisar sus decisiones de derechos.
Al hacer clic en Siguiente, QuickBooks muestra la versión final del cuadro de diálogo Configuración de acceso de usuario y contraseña, que identifica los derechos de usuario que ha asignado o se deja. Puede utilizar este cuadro de diálogo para revisar los derechos de que alguien tiene. Si se da cuenta de que usted tiene los derechos asignados de forma incorrecta, haga clic en el botón Atrás para volver a través de los cuadros de diálogo a aquel en el que cometió un error. Cambiar la asignación de los derechos, y haga clic en el botón Siguiente para volver a la ventana final del cuadro de diálogo de acceso Configuración de usuario y contraseña.
Cuando termine con la revisión de los derechos de uso y acceso, haga clic en Finalizar.
Desde este punto en adelante, el nuevo usuario será capaz de utilizar QuickBooks- sin embargo, sus derechos están limitados a lo que ha especificado.
Contables, a menudo quieren ver los derechos que los usuarios particulares tienen. Esto es especialmente cierto si usted está auditado por el CPA como parte de los cierres anuales. (Puede ser auditado si el banco quiere que los estados financieros auditados, por ejemplo.) QuickBooks no proporciona una manera para que usted pueda imprimir la información mostrada en el cuadro de diálogo de acceso Configuración de usuario y contraseña. Sin embargo, Windows le permite utilizar la tecla Imprimir pantalla para capturar una captura de pantalla de la ventana del programa QuickBooks y la puesta en marcha de usuario y contraseña de acceso cuadro de diálogo.
Pulse Alt + Impr Pant para disparar una captura de pantalla del cuadro de diálogo. Esto copia una imagen de la pantalla al portapapeles de Windows. A continuación, la pintura abierta seleccionando Inicio → Programas → Accesorios → Pintura. Pegar la imagen en Paint pulsando Ctrl + V. Es posible que aparezca un mensaje de error que dice La imagen en el portapapeles es mayor que el mapa de bits. ¿Desea que el mapa de bits ampliada? Haga clic en Sí. Guardar la captura de pantalla seleccionando Archivo → Guardar como. Es posible que desee capturar una imagen de captura de pantalla de esta manera con el fin de registrar el acceso de los usuarios y los derechos de los empleados.