Cómo agregar usuarios en soluciones de empresa de quickbooks

Dile a QuickBooks que desea agregar un usuario haciendo clic en el botón Nuevo.

Al hacer clic en este botón, QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Usuario nuevo.

Identificar al usuario y proporcionar una contraseña.

Video: Alta de usuarios y configuracion de barra de tareas MyBusiness POS

Es necesario dar a cada usuario para el que va a configurar un nombre de usuario. Esto se hace mediante la introducción de un nombre corto - quizás el primer nombre del usuario - en el cuadro Nombre de usuario. Después de identificar al usuario, que introduzca la contraseña del usuario, tanto en el cuadro de texto Contraseña y el cuadro de texto Confirmar contraseña.

Identificar el papel (s) del usuario.

Usa la lista de roles disponibles para seleccionar las funciones (o deberes) El usuario llena. A continuación, añadir el rol seleccionado a la lista de los roles asignados del usuario haciendo clic en el botón Añadir. Para quitar una función de un usuario, seleccione el papel en el cuadro de lista Funciones asignadas y luego haga clic en Quitar.

El cuadro Descripción de la parte inferior del cuadro de diálogo Nuevo usuario describe el papel con más detalle, incluyendo el tipo de usuario de QuickBooks que por lo general se haya asignado el rol seleccionado.

(Opcional) Modificar funciones como sea necesario.

Puede afinar las funciones que (con la ayuda de QuickBooks) Asignar. Para ello, seleccione la ficha Funciones del cuadro de diálogo Usuarios y funciones, haga clic en la función que desea cambiar y, a continuación, haga clic en el botón Editar.

Cuando QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Editar función, seleccione una actividad o área de contabilidad en la lista de áreas y actividades, y luego use los botones Área de acceso de nivel para especificar lo que un usuario con la función seleccionada se puede hacer. Puede indicar que el usuario no debería tener acceso al seleccionar el botón de radio Ninguno.

Video: Tutorial de QuickBooks PRO 2012 - El Plan de Cuentas "Chart of Accounts"

Puede indicar que el usuario debe tener acceso completo al seleccionar el botón de radio completo. Si el usuario debe tener acceso parcial, se selecciona el botón parcial y luego active o desactive (según el caso) Crear, modificar, borrar, imprimir y ver el balance de las cajas. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios en los papeles y volver al cuadro de diálogo Usuarios y funciones.

Se puede ver lo que el acceso tiene ningún papel inicialmente mediante la selección de una de las entradas en la lista de áreas y actividades. QuickBooks utiliza el nivel de acceso botones y cuadros de la zona para mostrar la configuración actual para el papel.

Como regla general, cuando se trata de los controles contables, se desea proporcionar una cantidad mínima de acceso. Si alguien no tiene acceso al archivo de datos de QuickBooks para las tareas del día a día, se debe seleccionar el botón Ninguno.

Si alguien necesita un poco de acceso - tal vez para preparar estimaciones de trabajo o facturas - das simplemente que el acceso y nada más.

Video: Neo LMS | 17. ¿Cómo agregar usuarios utilizando código de acceso?

Cuanto más capacidad que dan a los empleados o subcontratistas o contadores de fideos en torno a su sistema de contabilidad, mayor es el riesgo de que alguien pueda inadvertidamente o intencionalmente introducir errores en el sistema. Además, el mayor de los derechos y el acceso se da, más fácil que hacerlo para alguien a robar.

(Opcional) Revise sus permisos de usuario.

Después de configurar un usuario, se debe (al igual que tener cuidado) revisar los permisos que le has dado al usuario. Para ello, haga clic en la pestaña Lista de usuarios del cuadro de diálogo Usuarios y funciones, seleccione el usuario y haga clic en el botón Ver permisos.

Cuando QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Ver permisos, seleccione el usuario y haga clic en el botón Mostrar para ver la ventana Ver permisos, que muestra una lista muy detallada de lo que el usuario puede o no puede hacer.

(Opcional) Revise los cambios de conducta.

Video: Catalogo de cuentas QuickBooks Español

Si se realizan cambios en los permisos de un rol, es probable que también quiere revisar esos cambios. Para ello, haga clic en la pestaña Lista de roles del cuadro de diálogo Usuarios y funciones, seleccione la función y haga clic en el botón Ver permisos. QuickBooks muestra otra versión del cuadro de diálogo Ver permisos que se enumeran las funciones y QuickBooks se ha configurado.

Seleccione la función que desea revisar y haga clic en el botón Ver permisos. QuickBooks muestra otra versión de la ventana Ver permisos, con una lista detallada de lo que alguien con el papel puede y no puede hacer.

Después de que termine de revisar los permisos de usuarios y roles, haga clic en Cerrar para cerrar todas las ventanas abiertas y luego haga clic en el botón Cancelar o Cerrar para cerrar todos los cuadros de diálogo abiertos.

Desde este punto en adelante, el nuevo usuario puede utilizar QuickBooks- sin embargo, sus derechos están limitados a lo que ha especificado.

Contables, a menudo quieren ver los derechos que los usuarios particulares tienen. Esto es especialmente cierto si usted está auditado por el CPA como parte de los cierres anuales. (Puede ser auditado si el banco quiere que los estados financieros auditados, por ejemplo).

ventana Permisos de QuickBooks es una forma de mancha para ver estos datos en línea, y si desea imprimir una copia de la información de permisos, todo lo que hay que hacer es clic en el botón Imprimir de la ventana.