Mantener sus quickbooks 2014 datos confidenciales

los datos de contabilidad es a menudo la información confidencial. Sus datos de QuickBooks muestra la cantidad de dinero que tiene en el banco, lo que debe acreedores, y cuánto (o cuán poco!) Beneficiarse de su empresa produce. Debido a que esta información es privada, su primera preocupación en la administración de un sistema de contabilidad QuickBooks es mantener sus datos confidenciales.

Existen dos métodos complementarios para mantener sus datos de QuickBooks confidencial. El primer método para mantener la confidencialidad se basa en las características de seguridad integradas en Microsoft Windows. El otro método se basa en las características de seguridad de QuickBooks.

El uso de seguridad de Windows

Puede utilizar la seguridad proporcionada por Microsoft Windows 7 o 8, Windows Vista, o Windows XP para restringir el acceso a un archivo - ya sea un programa o archivo de un archivo de datos - a usuarios específicos. Esto significa que se puede utilizar seguridad de Windows para decir quién puede y no puede utilizar el programa QuickBooks o acceder al archivo de datos de QuickBooks.

Si ya está empleando la seguridad a nivel de Windows, usted (o alguien en su oficina) sabe cómo usar esa herramienta para evitar el acceso no autorizado a (o uso) de los archivos de programa y archivos de datos. Para utilizar seguridad de Windows para QuickBooks, sólo tiene que aplicar su conocimiento general existente para el archivo de programa QuickBooks o el archivo de datos de QuickBooks.

Si no está utilizando seguridad de nivel de Windows, no es necesario ir a la dificultad de aprender complicado sistema de seguridad de de Windows. Puede utilizar la seguridad de QuickBooks simple.

El uso de la seguridad de QuickBooks

Puede proteger la confidencialidad de sus datos de QuickBooks mediante la asignación de una contraseña a un archivo de datos de la empresa de QuickBooks. Esto se puede hacer durante el proceso de instalación de QuickBooks.

También puede configurar una contraseña por la elección de la Compañía → configurar usuarios y contraseñas → cambiar su contraseña de comandos. Cuando se selecciona este comando, QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Cambiar contraseña de QuickBooks.

Para configurar una contraseña, sólo tiene que introducir la misma contraseña en el cuadro de texto Contraseña Nuevo y el cuadro de texto Contraseña Confirmar Nuevo. Tenga en cuenta que la contraseña está asociada con el nombre de usuario admin (que es sinónimo de administrador).

Si todavía no ha configurado una contraseña, usted no tiene una contraseña antigua, por lo que no verá un cuadro de texto Contraseña anterior. Si está trabajando con una contraseña de administrador, también debe proporcionar una pregunta de seguridad y respuesta. (Esto le permitirá recuperar su acceso a su archivo de QuickBooks si se olvida la contraseña de administrador.)

Obviamente, desea establecer su contraseña para que nadie (ni siquiera un ordenador) puede posiblemente adivinar. Esto significa que la contraseña no debe ser una palabra en un diccionario. Su contraseña tampoco debe ser un número. Y su contraseña sobre todo, no debe ser una palabra, frase o nombre que algún compañero de trabajo puede fácilmente averiguar.

Las mejores contraseñas (desde un punto de vista de seguridad) son combinaciones sin sentido de letras y números, tales como f34t5s o s3df43x2.

Una vez establecida la contraseña, se debe cambiar periódicamente. Para cambiar su contraseña, también elegir la empresa → Configuración de los usuarios y contraseñas → Cambie su contraseña de comandos. QuickBooks nuevo muestra el cuadro de diálogo Cambiar contraseña de QuickBooks.

Esta vez, debe introducir su contraseña anterior en el cuadro de texto Cambiar contraseña. Luego hay que introducir la nueva contraseña en el cuadro de texto Contraseña Nuevo y el cuadro de texto Contraseña Confirmar Nuevo.

QuickBooks requiere un nombre de usuario y contraseña antes de que se abra el archivo de datos de la empresa. Por ejemplo, si asigna una contraseña al archivo de datos de la empresa, siempre que se inicia QuickBooks, se muestra el cuadro de diálogo Inicio de sesión de QuickBooks, en el que introduce su nombre de usuario y contraseña y haga clic en OK. QuickBooks abre el archivo de datos. Si no puede proporcionar la contraseña, QuickBooks no se abre el archivo de datos.