Mantener sus quickbooks 2013 datos confidenciales

Debido a que la información es privada, su primera preocupación en la administración de un sistema de contabilidad QuickBooks 2013 es mantener sus datos confidenciales. Existen dos métodos complementarios para mantener sus datos de QuickBooks confidencial. El primer método para mantener la confidencialidad se basa en las características de seguridad integradas en Microsoft Windows. El otro método se basa en las características de seguridad de QuickBooks.

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El uso de seguridad de Windows

Puede utilizar la seguridad proporcionada por Microsoft Windows 7 o 8, Windows Vista, o Windows XP para restringir el acceso a un archivo - ya sea un programa o archivo de un archivo de datos - a usuarios específicos. Esto significa que se puede utilizar seguridad de Windows para decir quién puede y no puede utilizar el programa QuickBooks o acceder al archivo de datos de QuickBooks.

Si ya está empleando la seguridad a nivel de Windows, usted (o alguien en su oficina) sabe cómo usar esa herramienta para evitar el acceso no autorizado a (o el uso de) los archivos de programa y archivos de datos. Para utilizar seguridad de Windows para QuickBooks, sólo tiene que aplicar su conocimiento general existente para el archivo de programa QuickBooks o el archivo de datos de QuickBooks.

Si no está utilizando la seguridad a nivel de Windows, no es necesario ir a los problemas de aprendizaje de sistema de seguridad de Windows complicada. Puede utilizar la seguridad de QuickBooks simple.

Video: QuickBooks Pro 2013 Tutorial Setting Up Inventory Intuit Training Lesson 5.1

El uso de la seguridad de QuickBooks

Puede proteger la confidencialidad de sus datos de QuickBooks mediante la asignación de una contraseña a un archivo de datos de la empresa de QuickBooks. Esto se puede hacer durante el proceso de instalación de QuickBooks. También puede configurar una contraseña por la elección de la Compañía → configurar usuarios y contraseñas → cambiar su contraseña de comandos. Cuando se selecciona este comando, QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Cambiar contraseña de QuickBooks.

Para configurar una contraseña, sólo tiene que introducir la misma contraseña tanto en el cuadro de texto Contraseña Nuevo y el cuadro de texto Contraseña Confirmar Nuevo. Tenga en cuenta que la contraseña está asociada con el nombre de usuario admin (que es sinónimo de administrador). Si todavía no ha configurado una contraseña, usted no tiene una contraseña antigua, por lo que no verá un cuadro de texto Contraseña anterior. También debe proporcionar una pregunta de seguridad y respuesta.

Obviamente, desea establecer su contraseña para que nadie (ni siquiera un ordenador) puede posiblemente adivinar. Esto significa que la contraseña no debe ser una palabra en un diccionario. Su contraseña tampoco debe ser un número. Y su contraseña especialmente no debe ser una palabra, frase o nombre que algún compañero de trabajo puede fácilmente averiguar.

Las mejores contraseñas (desde un punto de vista de la seguridad) son combinaciones sin sentido de letras y números, tales como f34t5s o s3df43x2.

Una vez establecida la contraseña, debe cambiar periódicamente. Para cambiar su contraseña, también elegir la empresa-gt; configurar usuarios y contraseñas-gt; cambia su contraseña de comandos. QuickBooks nuevo muestra el cuadro de diálogo Cambiar contraseña de QuickBooks. Esta vez, debe introducir su contraseña anterior en el cuadro de texto Cambiar contraseña. Luego hay que introducir la nueva contraseña en tanto el cuadro de texto Contraseña Nuevo y el cuadro de texto Contraseña Confirmar Nuevo.

QuickBooks requiere un nombre de usuario y contraseña antes de que se abra el archivo de datos de la empresa. Por ejemplo, si asigna una contraseña al archivo de datos de la empresa, siempre que se inicia QuickBooks, se muestra el cuadro de diálogo Inicio de sesión de QuickBooks, en el que introduce su nombre de usuario y contraseña y haga clic en OK. QuickBooks continuación, abre el archivo de datos. Si no puede proporcionar la contraseña, QuickBooks no se abre el archivo de datos.