Cómo agregar usuarios en soluciones de empresa de quickbooks

1Elegir la empresa → Usuarios → Definir Usuarios y Roles comando

QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Usuarios y roles. El cuadro de diálogo Usuarios y funciones identifica cualquier usuarios para los que el acceso QuickBooks ha sido establecido y las funciones de QuickBooks puede llenar cuando se utiliza QuickBooks. La lista de usuarios, que muestra en la ficha Lista de usuarios del cuadro de diálogo, también identifica que ha iniciado sesión en el sistema.

2Dile a QuickBooks que desea agregar un usuario haciendo clic en el botón Nuevo

Al hacer clic en este botón, QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Usuario nuevo.

3Identificar al usuario y proporcionar una contraseña

Es necesario dar a cada usuario para el que va a configurar un nombre de usuario. Esto se hace mediante la introducción de un nombre corto - quizás el primer nombre del usuario - en el cuadro Nombre de usuario. Después de identificar al usuario, que introduzca la contraseña del usuario, tanto en el cuadro de texto Contraseña y el cuadro de texto Confirmar contraseña.

4Identificar el papel (s) del usuario

Usa la lista de roles disponibles para seleccionar las funciones (o deberes) El usuario llena. A continuación, añadir el rol seleccionado a la lista de los roles asignados del usuario haciendo clic en el botón Añadir. Para quitar una función de un usuario, seleccione el papel en el cuadro de lista Funciones asignadas y luego haga clic en Quitar.

El cuadro Descripción de la parte inferior del cuadro de diálogo Nuevo usuario describe el papel con más detalle, incluyendo el tipo de usuario de QuickBooks que por lo general se haya asignado el rol seleccionado.

5(Opcional) Modificar funciones como sea necesario

Puede afinar las funciones que (con la ayuda de QuickBooks) Asignar. Para ello, seleccione la ficha Funciones del cuadro de diálogo Usuarios y funciones, haga clic en la función que desea cambiar y, a continuación, haga clic en el botón Editar. Cuando QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Editar función, seleccione una actividad o área de contabilidad en la lista de áreas y actividades, y luego use los botones Área de acceso de nivel para especificar lo que un usuario con la función seleccionada se puede hacer.

Puede indicar que el usuario no debería tener acceso al seleccionar el botón de radio Ninguno. Puede indicar que el usuario debe tener acceso completo al seleccionar el botón de radio completo. Si el usuario debe tener acceso parcial, se selecciona el botón parcial y luego active o desactive (según el caso) Crear, modificar, borrar, imprimir y ver el balance de las cajas. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios en los papeles y volver al cuadro de diálogo Usuarios y funciones.

Se puede ver lo que el acceso tiene ningún papel inicialmente mediante la selección de una de las entradas en la lista de áreas y actividades. QuickBooks utiliza el nivel de acceso botones y cuadros de la zona para mostrar la configuración actual para el papel.

6(Opcional) Revise sus permisos de usuario

Después de configurar un usuario, se debe (al igual que tener cuidado) revisar los permisos que le has dado al usuario. Para ello, haga clic en la pestaña Lista de usuarios del cuadro de diálogo Usuarios y funciones, seleccione el usuario y haga clic en el botón Ver permisos. Cuando QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Ver permisos (no se muestra), seleccione el usuario y haga clic en el botón Mostrar para ver la ventana Ver permisos, que muestra una lista muy detallada de lo que el usuario puede o no puede hacer.

7(Opcional) Revise los cambios de conducta

Si se realizan cambios en los permisos de un rol, es probable que también quiere revisar esos cambios. Para ello, haga clic en la pestaña Lista de roles del cuadro de diálogo Usuarios y funciones, seleccione la función y haga clic en el botón Ver permisos. QuickBooks muestra otra versión del cuadro de diálogo Ver permisos que se enumeran las funciones y QuickBooks se ha configurado. Seleccione la función que desea revisar y haga clic en el botón Ver permisos. QuickBooks muestra otra versión de la ventana Ver permisos, con una lista detallada de lo que alguien con el papel puede y no puede hacer.

8Después de que termine de revisar los permisos de usuarios y roles, haga clic en Cerrar para cerrar todas las ventanas abiertas y luego haga clic en el botón Cancelar o Cerrar para cerrar todos los cuadros de diálogo abiertos

Desde este punto en adelante, el nuevo usuario puede utilizar QuickBooks- sin embargo, sus derechos están limitados a lo que ha especificado.

Contables, a menudo quieren ver los derechos que los usuarios particulares tienen. Esto es especialmente cierto si usted está auditado por el CPA como parte de los cierres anuales. (Puede ser auditado si el banco quiere que los estados financieros auditados, por ejemplo.) Ventana Permisos de QuickBooks es una forma de mancha para ver estos datos en línea, y si desea imprimir una copia de la información de permisos, todo lo que hay que hacer es haga clic en el botón Imprimir de la ventana.