¿Qué tan eficientes son gastos de su negocio?

Video: Tarjetas Corporativas: Control de Gastos

Es fácil para los gastos que se arrastran fuera de control con el tiempo, especialmente aquellos que están fuera de sus áreas de experiencia (por ejemplo, una tienda de comestibles puede no estar en la cima de las últimas tecnologías de computación y precios). Haciéndose las siguientes preguntas pueden ayudar a localizar a algunos de los costos fuera de control:

• ¿Cuándo fue la última vez que revisó su factura de electricidad? Cuanto mayor sea su espacio físico e infraestructura, más oportunidades hay que reducir drásticamente este proyecto de ley. De hecho, muchas empresas privadas han lanzado herramientas e incluso juegos para ayudar a los clientes residenciales y comerciales a reducir sus facturas de electricidad.

  Video: Gestonix

  Pregunte a su utilidad si se ofrece Botón verde, una forma de descargar sus datos de uso de energía e incluso conectarlo con algunas de las herramientas antes mencionadas para que los administradores de edificios pueden rastrear y tratar de reducir el uso con el tiempo.

  También hay dispositivos que se pueden instalar para apagar las luces automáticamente los fines de semana, cuando la gente salga de la habitación, o incluso de forma remota a través de su teléfono móvil.

  Video: Nuevo Contpaqi Gastos Tan facil como deslizar una Tarjeta

  No deje que los esfuerzos para frenar el consumo de energía sin querer animar a los empleados a salir de la oficina temprano. Si todas las luces se apagan a las 6 p.m. es difícil quedarse hasta tarde para cumplir con una fecha límite o trabajar en horario flexible.

  También puede tomar un enfoque análogo aquí: publicar pequeños signos sobre los interruptores de luz y la incorporación de “apagar las luces” en las listas de comprobación de fin de día de recorrer un largo camino hacia el cambio de comportamiento.

• ¿Cuándo fue la última vez que revisó sus otros gastos generales? Es fácil centrarse en los gastos directamente relacionados con el producto o servicio que cree, y simplemente asumir que los costes fundamentales - las facturas de teléfono, conexión a Internet, los costos de impresión / copiado - son eficientes como está. Hacer una política de la empresa para revisar estos sobre una base anual puede mantener estos gastos de alcanzar picos fuera de control.

  La Estrategia de Gobierno Digital para el gobierno federal de los Estados Unidos recomienda una política de “traer su propio dispositivo”, donde los empleados son reembolsados ​​parcialmente por utilizar sus ordenadores personales y teléfonos móviles existentes para el trabajo, citando menores costes y mayor productividad.

• ¿Cuál es su proceso de aprobación del gasto? Si la respuesta es “no tenemos uno”, puede ser el momento para crear un proceso - incluso si es sólo uno o dos puntos de la bala. Por lo general, un proceso de aprobación dicta un cierto nivel de precio, en virtud del cual los empleados o departamentos pueden tomar decisiones de compra sin la aprobación, y sobre el cual se requiere la aprobación.

  Cada proceso de aprobación debe exigir una comparación de precios de mercado. Aunque más barato no siempre (o frecuencia) es mejor, nunca está de más saber dónde está su compra elegido cae en la escala de precios. Con demasiada frecuencia, la gente de negocios pagan demasiado por un servicio exclusivamente porque no eran conscientes del costo de otras opciones.

  Nunca hacer una política para la compra de la opción de menor costo. De hecho, algunas compañías de instituir una política que de manera explícita rechaza la opción de menor costo.

• ¿Usted entiende el coste total de propiedad para su equipo? los real costo de la mayoría de los equipos es muy superior a su precio de etiqueta cuando se empieza a tener en el futuro requiere costes. La suma total de los costos del equipo durante todo el tiempo que le pertenece es su Coste total de propiedad (TCO).

  Considere la compra de una impresora. El coste de la impresora no termina cuando usted se aleja con la impresora misma- hay cartuchos de tóner, papel, cables, contratos de mantenimiento, y software potencialmente adicional para comprar también. Antes de comprar una impresora, usted debe hacer algunos cálculos de back-of-the-servilleta para determinar si pagar un poco más por adelantado en última instancia conduce a un menor costo global (porque, por ejemplo, un fabricante vende cartuchos de tóner significativamente más baratos).

• ¿Cómo reconocer qué gastos son deducibles de impuestos? Este es un tema en particular para las pequeñas empresas donde se informe de sus gastos de negocio como las deducciones en su declaración de impuestos personales. Algunas empresas con departamentos de contabilidad dedicados revuelven para recaudar los ingresos en cajas cuando el tiempo impuesto rueda alrededor, y esto es una causa completamente innecesario de estrés y pérdida de tiempo.

  Esto se complica aún más cuando amortización de los activos (lo que significa que correr la deducción por el costo de equipos costosos largo de varios años).

• ¿Cómo está procesando los pagos? Un gasto oculto astuto es el gasto de procesamiento de pagos de los clientes. Esto incluye los gastos de personal para las personas que manejan los pagos entrantes y los costos de recaudación, así como las tasas reales de las cuentas bancarias, cuentas de comerciantes y terminales de tarjetas de crédito. Llamar a la puerta, incluso un 0,1 por ciento de sus tasas de procesamiento de tarjetas de crédito puede poner dinero en serio de nuevo en el bolsillo de su organización.

• ¿Quién es el encargado de mantener los gastos bajo control? La investigación de precios competitivos es una tarea que rara vez es “propiedad” de una persona en la empresa. Los tomadores de decisiones pueden asumir que lo maneja la contabilidad, o simplemente no pueden pensar sobre el precio al comparar otras características. Si no hay nadie que pueda designar en este papel, entonces, al menos, necesita tomar medidas para incluir medidas costo-comprobación en sus plantillas de planificación de proyectos.

  Un problema más grande aquí es como una empresa crece, dos o más departamentos pueden hacer que el mismo adquirir de forma independiente, cuando podrían haber colaborado para reducir o eliminar el costo de las compras adicionales. Es una cosa para agregar asientos adicionales para un contrato de software, y otro para la compra de dos sistemas diferentes que hacen lo mismo.

Al comparar los costos y potencialmente cambiar a diferentes equipos, plataformas de software, o incluso los proveedores de seguros de salud, no se olvide de tener en cuenta el coste de conmutación. Por ejemplo, si cambia de proveedores de seguros de salud todos los años, puede poner a los empleados con enfermedades crónicas en riesgo de ser rechazado o recibir beneficios más bajos.

Este cambio también puede causar todos sus empleados tengan que cambiar de proveedor de atención primaria, la cría de resentimiento significativo. Esto no quiere decir que nunca se puede cambiar de proveedor - de hecho, si sus empleados tienen un montón de retroalimentación negativa, puede ser aconsejable cambiar! - pero que necesita para mantener el panorama más allá de meras dólares y centavos en mente.