Gestionar el contenido con las bibliotecas de documentos de sharepoint en línea

Con SharePoint Online, uno de los productos de Office 365, bibliotecas de documentos de trabajo de la misma manera que lo hacen tuvieron que pasó el tiempo, la energía y los recursos de implementación de SharePoint mismo. Con SharePoint Online, sin embargo, sólo tiene que registrarse en la mañana y comenzar a utilizar SharePoint de la tarde.

UN biblioteca de documentos es una carpeta especial que se puede acceder a través de su navegador web o directamente desde las aplicaciones de Office, como Word o Excel. Si alguna vez ha utilizado SharePoint, entonces usted está bibliotecas de documentos familiares.

Una biblioteca de documentos de SharePoint se encarga del trabajo pesado de la gestión de contenidos, tales como la capacidad de registro de entrada y desproteger un documento, control de versiones, seguridad y flujo de trabajo. Cada documento en una biblioteca tiene un menú contextual que se puede acceder colocando el cursor sobre el elemento y luego haciendo clic en el menú desplegable que aparece en la derecha; esquina.

Un tema familiar en Office 365 es la integración entre los productos. Además de trabajar con la funcionalidad de la biblioteca de documentos, tales como el registro de entrada y salida, antes de utilizar el navegador, también puede hacerlo desde dentro de los documentos de Office.

Como se puede imaginar, se necesita una gran cantidad de espacio en la base de datos para almacenar múltiples versiones de documentos. Por esta razón, el control de versiones está desactivada de forma predeterminada en las nuevas bibliotecas de documentos de SharePoint.

Para activar el control de versiones, siga estos pasos:

1. En la cinta, haga clic en la ficha Biblioteca y haga clic en el botón Configuración de la biblioteca.

   Aparece la página Configuración de la biblioteca.

2. Haga clic en el enlace Configuración de versiones.

   Aparece la página Configuración de versiones.

   

3. Seleccione la configuración de versiones que se requieren para su escenario.

4. Usted puede elegir no tener control de versiones, versiones principales o mayores y menores versiones. versiones principales se crean cuando se protege un documento y versiones menores se crean cuando se guarda un proyecto.

5. También se puede configurar un número de otras configuraciones, incluyendo la aprobación de contenido que requiere, el número de versiones para retener, el número de borradores para retener, el nivel de seguridad, y si la biblioteca debe exigir a los usuarios de revisar el documento antes de que puedan hacer cambios.

6. Haga clic en Aceptar para guardar la configuración.