Gestionar el contenido con conjuntos de documentos de sharepoint en línea

En SharePoint Online, uno de la suite Microsoft Office 365 de productos, un conjunto de documentos que permite agrupar los documentos en base a unos criterios y luego trabajar con el grupo de documentos como una sola entidad.

Por ejemplo, es posible que tenga un proyecto que se está trabajando para la comercialización y un proyecto que se está trabajando para la contabilidad. Usted puede agrupar sus documentos de marketing juntos y agrupar los documentos contables juntos. A continuación, puede interactuar con los documentos contables o de marketing como un solo grupo en lugar de individualmente.

El uso de juegos de documentos, puede enviar todos sus documentos de marketing a través de un flujo de trabajo en un lote de forma simultánea o vista de versiones para todos los documentos como un conjunto en un punto dado en el tiempo.

Para comenzar a utilizar juegos de documentos, primero debe activar la función para su colección de sitios. Para ello, siga estos pasos:

1. Haga clic en el botón Acciones del sitio y, a continuación, haga clic en Configuración del sitio.

   La página Configuración del sitio aparece que muestra todos los ajustes de este sitio de SharePoint en particular.

2. Ir a la Administración de la colección de sitios agrupación y haga clic en el enlace del sitio características de la colección.

   Aparece la página de características para esta colección de sitios específica.

3. Haga clic en el botón Activar junto al documento Conjuntos de funciones.

Después de que el documento Conjuntos de funciones esté activada, se puede agregar la funcionalidad de cualquier biblioteca. El conjunto de documentos toma la forma de un tipo de contenido en SharePoint. Un tipo de contenido es la agrupación de campos de metadatos en un solo grupo. Por ejemplo, es posible que tenga una receta que tiene un tipo de contenido que incluye metadatos, como ingredientes, tiempos de cocción y los condimentos necesarios.

El tipo de contenido de documentos de SharePoint El juego incluye toda la funcionalidad requerida para múltiples documentos del grupo en una sola entidad.

Una biblioteca de documentos de SharePoint es común en la biblioteca de documentos compartidos. Puede añadir la funcionalidad de conjunto de documentos a la biblioteca Documentos compartidos siguiendo estos pasos:

Navegue a la biblioteca en la que desea agregar la funcionalidad de juegos de documentos.

Ahora que la funcionalidad de Estructura de la documentación ha sido añadido a la biblioteca, puede crear un nuevo conjunto de documentos. Para crear un nuevo conjunto de documentos, haga clic en la pestaña Documentos de la cinta y luego en el menú desplegable Nuevo documento, seleccione Documento Conjunto.

Un conjunto de documentos aparece en la biblioteca Documentos compartidos al igual que otro documento. Puede interactuar con un conjunto de documentos al igual que interactúa con un único documento en la biblioteca. La diferencia, sin embargo, es que cuando se hace clic en un conjunto de documentos, se abre la agrupación de documentos en lugar de un único documento.

Cuando se abre el conjunto de documentos, una nueva pestaña Estructura de la documentación aparecerá en la cinta. Esta ficha le permite gestionar el conjunto de documentos con las características, tales como la edición de las propiedades, cambiar los permisos de seguridad, compartiendo los documentos, la captura de versiones, o empujar todos los documentos a través del flujo de trabajo en un lote.