Cómo utilizar validación de datos para mantener limpios los datos de excel

1Seleccione el rango de hoja de cálculo donde los datos a ser validadas por el tope

Usted puede hacer esto arrastrando el puntero del ratón o usando las teclas de navegación.

2Selecciona la pestaña de datos Validación de datos comando para contar Excel que desea configurar la validación de datos para el rango seleccionado

Excel muestra el cuadro de diálogo Validación de datos.

3En la ficha Configuración del cuadro de diálogo Validación de datos, utilice los cuadros de texto Criterios de aceptación para describir lo que es datos válidos

Utilice las opciones del cuadro de lista desplegable Permitir, por ejemplo, para abastecer a qué tipo de información puede entrar en el rango: números enteros, números decimales, los valores de la lista, fechas válidas, tiempos válidos, texto de una longitud particular, y pronto.

Utilice las opciones del cuadro de lista desplegable de datos permiten continuar con los criterios de validación. El cuadro de lista desplegable de datos proporciona varias comparaciones que se pueden hacer como parte de la validación: entre, no entre, igual a, no es igual a, mayor que, y así sucesivamente.

Refinar los criterios de validación, si es necesario, utilizando cualquiera de los otros cuadros de lista desplegables disponibles. Nota: Las opciones de otros criterios de validación dependen de lo que se introduce en las casillas Permitir y de la lista desplegable de datos. Si indica que desea permitir sólo números enteros entre una gama particular de valores mínimos y máximos, mínimos y Excel proporciona cuadros de texto máximo para que ingrese o definir la gama.

Sin embargo, si selecciona otras entradas de las cajas de permitir o lista desplegable de datos, verá otros cuadros de texto que aparecen en la ficha Configuración. En otras palabras, Excel personaliza la ficha Configuración en función del tipo de criterios de validación que se definan.

4Afinar la validación

Después de describir los criterios de validación, ya sea o no seleccionados (borrar) la casilla en blanco Ignorar para indicar si se permiten las celdas en blanco.

5Considere la ampliación del alcance de la validación de datos

Seleccione la opción Aplicar estos cambios a las otras células con la misma configuración de la casilla de verificación para indicar si los criterios de validación deben ampliarse a otras células similares.

Haga clic en el botón Borrar todo, y borra de Excel (elimina) los criterios de validación.

6Proporcionar un mensaje de entrada de la ficha Entrada Mensaje del cuadro de diálogo Validación de datos

La ficha de entrada de mensajes permite indicar Excel para mostrar un mensaje pequeño cuando se selecciona una celda con validación de datos especificado. Para crear el mensaje de entrada, se introduce un título para el mensaje en el cuadro de texto y mensajes de texto Título en el cuadro de texto de entrada de mensajes. Asegúrese de que está seleccionada la entrada Mostrar mensajes Cuando la célula está activada la casilla.

Video: Listas dependientes | Validación de datos y Función Indirecto | Excel Aprende

7Proporcionar un mensaje de error de la ficha Mensaje de error del cuadro de diálogo Validación de datos

También se puede suministrar un mensaje de error Excel muestra cuando alguien intenta introducir datos no válidos.

Para crear un mensaje de error, compruebe primero que el Mostrar mensaje de error no válido Datos se casilla de verificación introducido es seleccionado. A continuación, utilice el cuadro de lista desplegable Estilo para seleccionar lo que Excel debe hacer cuando encuentra datos no válidos: Detener la entrada de datos del usuario sin la entrada de datos incorrectos, o simplemente mostrar un mensaje informativo después de introducir los datos.

8Al igual que la creación de un mensaje de entrada, introduzca el título del mensaje de error en el cuadro de texto Título. A continuación, introduzca el texto completo del mensaje de error en el cuadro de texto del mensaje de error

Curioso acerca de las opciones en el cuadro de lista desplegable Estilo? El estilo de la alerta de error determina qué botones de comando presenta el mensaje de error cuando alguien intenta entrar en datos erróneos. Si el estilo es el error de parada, el cuadro de mensaje de error aparece Reintentar y Cancelar botones de comando.

Si el estilo es Advertencia de error, el cuadro de mensaje de error muestra Sí, No y Cancelar botones de comando. Si el error es de estilo informativo, el cuadro de mensaje de error aparece Aceptar y Cancelar botones de comando.