Cómo crear un sistema de archivo para un fideicomiso

La organización es la clave, y no más que cuando eres un fiduciario. El otorgante ha confiado en que para manejar los activos del fideicomiso de manera competente. Cuando estás organizado, ya sabes dónde documentos y registros importantes del fideicomiso son, que le ayuda a administrar correctamente y de manera eficiente la confianza.

lapsos de organización pueden significar más tiempo dedicado a buscar una pieza crucial de la correspondencia o, más importante, el hecho de hacer una distribución o archivo requerido y pagar los impuestos del fideicomiso. Comience su administración en lo más organizado de una manera como le sea posible, y como con la mayoría de las cosas en la vida, usted encontrará que casi todo lo que haces será más fácil y toma menos tiempo.

Organizar la confianza de la manera correcta

Comenzando con el pie derecho cuando se administra una confianza es importante. Así que ¿por dónde empezar? El día en que descubre que es un fiduciario es el día en que debe comenzar a organizar la administración de la confianza. ¿Qué hacer para comenzar? A pesar de que tanto la administración se realiza en línea en estos días, es posible que aún desea, puede dirigirse a su oficina local de suministro o tienda de artículos de papelería para los siguientes elementos:

• suministros de papel: Recoger archivos de manila, carpetas de archivos, etiquetas, almohadillas especiales de contabilidad (si no se siente cómodo trabajando con una hoja de cálculo), cuadernos de notas (o lo que usted prefiere hacer notas sobre), y cualquier otra cosa que usted piensa puede ser útil para usted .

  Video: Sistema de organización de archivos. Productividad sin estrés

• Varios sellos de tinta (y de tinta si es necesario): Si usted va a ser la recogida de dividendos y / o cheques de interés, es posible que desee comprar un “Sólo para depósito” sello de la parte posterior de sus cheques, o una marca de fecha para poner en correspondencia la confianza que recibe.

• Un archivador: Usted realmente desea uno que bloquea y es razonablemente resistente al fuego.

  Video: Fideicomiso -- Video 1 de 8

• Un ordenador, impresora y conexión a Internet (Si no tiene ya a disposición de ustedes): Si la confianza es lo suficientemente grande, lo suficientemente compleja, y continuará suficiente como para justificar el costo de largo, estas inversiones será de gran valor.

La mayor parte del trabajo que tiene que hacer para cualquier confianza se puede hacer en un ordenador, y que tiene uno que usted puede ahorrar una gran cantidad de tiempo y dinero en el transcurso de la administración de la confianza, pero es importante mantener copias de seguridad actualizadas de todo, preferiblemente tanto en papel como en soporte informático.

Eso significa fotocopias de documentos y ponerlos en múltiples lugares, tener copia de seguridad remota a través de Internet, e incluso copias de seguridad en un disco duro externo que, a continuación bloquear en una caja fuerte a prueba de fuego. No asuma que, simplemente porque todo el mundo dice que están manteniendo las copias de seguridad, puede volver a crear los registros si se pierden.

Con sus fuentes en la mano, crear algunas carpetas de archivos. Éstos son algunos que positivamente, sin duda desea tener, si usted tiene un sistema de archivo manual o electrónico. Tenga en cuenta que algunos de estos archivos puede ser destruido en una fecha posterior fecha correspondiente a los demás es posible que desee han bronceada. La siguiente lista muestra los archivos que desea mantener de forma permanente:

• instrumento de fideicomiso

• Inventario inicial

• Cuentas anuales

Puede destruir estos archivos después de que haya terminado con ellas. Recuerde, sin embargo, que el concepto de temporal es relativa. En muchos casos, usted no va a querer tirar estos archivos en la hoguera durante muchos años:

• estados de cuenta bancarios y cheques cancelados, presentadas por fecha: Puede destruirlos después de haber preparado las cuentas anuales y después de beneficiarios haya consentido en esas cuentas. Si se trata de un fideicomiso testamentario, colgar en ellos hasta que la cuenta de sucesión se ha permitido.

• declaraciones de corretaje y confirmaciones de comercio, presentadas por fecha: Colgar en ellos, siempre y cuando mantenga los extractos bancarios y cheques cancelados.

• declaraciones de impuestos, ya sea presentada de forma secuencial por fecha en una carpeta o en carpetas separadas para los rendimientos de cada año: Guarde copias de todas las declaraciones de impuestos durante al menos siete años después de que los presenta.

• La correspondencia, presentada por fecha: Dependiendo del contenido de las cartas, es posible que desee mantenerse en correspondencia vieja hasta que termina la confianza y todas las cuentas han sido consentido. Puede colocar la correspondencia muy viejo en el almacenamiento, sin embargo.

• Los correos electrónicos, además de notas y notas relativas a las conversaciones telefónicas y reuniones, presentadas por fecha: Aferrarse a ellos, siempre y cuando mantenga sus archivos de correspondencia. Usted se sorprendería de la frecuencia con que necesita hacer referencia a la información histórica.

• Facturación: Sí, como fiduciario se factura la confianza de sus honorarios, a menos que decida renunciar a un cargo fiduciario debido a que la confianza es un miembro de la familia o por alguna otra razón. Usted quiere mantener un registro de lo que Bill y qué se basa su cuota en. Puede destruirlos junto con los estados de cuenta bancarios y de corretaje.

• Diverso: Este archivo es donde pones todo lo que usted piensa es importante, pero realmente no encaja en ninguna de las otras categorías. Si va a colocar la correspondencia de edad, correos electrónicos, notas y en el almacenamiento, probablemente debería poner estos viejos archivos varios allí también. Después de terminada la confianza, puede destruirlos.

  Por supuesto, cada confianza es diferente, y es posible que el archivo de miscelánea es el más grande en el cajón. Si ese es el caso, ver si puede agrupar la información en algunas categorías de archivos adicionales y reducir el tamaño de que a un tamaño manejable. Cuanto más finamente que es capaz de cortar por la información que está manteniendo, más fácilmente se puede encontrar exactamente lo que está buscando cuando sea necesario.

Mantenga el instrumento de fideicomiso útil

Ya ha leído el instrumento de fideicomiso y está bastante seguro de saber lo que está contenido en ella. No se puede leer y comprender, todo en un documento de fideicomiso secuencialmente. En el momento en que realmente llegue a las páginas de la firma al final, ni siquiera recordar el nombre de la confianza, y mucho menos lo que recuerdo el artículo VII o el párrafo 3 (B) (ii) (c) dice.