10 Trampas de gestión de proyectos y la forma de evitarlos con el proyecto 2016

La gestión de un proyecto es difícil. El alcance, los recursos, las expectativas, los programas y los presupuestos están siempre cambiando. Aunque Proyecto 2016 le puede ayudar con la mecánica de la organización, la planificación y el seguimiento de un proyecto, no puede ayudar a prevenir todas las trampas en la gestión de proyectos. He aquí un vistazo a las diez de las trampas y los consejos más comunes sobre la forma de evitarlos.

Partiendo demasiado pequeña

Para empezar con el pie derecho en un nuevo proyecto, comenzar con una reflexión sobre el panorama general y su forma de trabajo a los datos de forma sistemática. Usted tiene que entender el propósito, los objetivos y la importancia estratégica del proyecto antes de sumergirse en las tareas detalladas que son necesarias con el fin de completar el proyecto.

Comience por hacer estas preguntas: ¿Debería el proyecto será organizado por entregar? Por fase? Por la geografía? Por tipo de tecnología? Pensar en las implicaciones de la organización de su proyecto en cada una de estas formas.

Al determinar cómo desea organizar el proyecto, usted puede comenzar su estructura de desglose del trabajo (EDT). Si decide organizar su proyecto por fases, cada fase del proyecto se refleja en el nivel superior de la WBS- si decide que las prestaciones son una mejor manera de organizar el proyecto, son el nivel superior. Cuando se establece el nivel superior, puede empezar a descomponerse el nivel superior en paquetes de trabajo más detallados y de los paquetes de trabajo en tareas.

El no poder cubrir sus supuestos

No se podía planificar un proyecto sin algunos supuestos. Hacer suposiciones no es un problema, pero la creencia de que otras personas saben - o incluso de acciones - sus supuestos es un problema.

Siempre que se inicia un nuevo proyecto, crear un registro de hipótesis - ya sea en una hoja de cálculo Excel o como una tabla de Word. Documentar el supuesto, especificar la fecha límite de validación, y añadir un campo de comentarios. Es muy simple, pero asegura que todo el mundo está operando bajo el mismo conjunto de supuestos.

Pegar el supuesto en la sección Notas de las tareas afectadas por el supuesto.

El tratamiento de su proyecto como la única VIP (proyecto muy importante)

Su proyecto es importante para usted-, de hecho, puede ser el aspecto más importante de su trabajo. Puede que no sea tan importante para todos los demás, sin embargo. Si trabaja en una organización que tiene muchos proyectos en marcha, lo tuyo no es probable que la prioridad número uno. Siempre que los recursos se extraen de su proyecto para ayudar en otro, simplemente volver a la programación y revisar su plan para completar el trabajo. Es posible que tenga que revisar la línea de base o incluso crear una nueva.

Creyendo que la disponibilidad es un conjunto de habilidades

Cuando se trabaja en el interior del proyecto y tratando de equilibrar la disponibilidad de recursos con el trabajo que debe ser completado, la estrategia más sencilla es buscar la primera no asignado, o bajo-asignados, recursos y asignar a esa persona a una tarea. El problema es que el recurso no asignado puede no tener las habilidades para hacer el trabajo. La posición de un empleado en el departamento de TI, por ejemplo, no garantiza, ni siquiera implica, que puede construir una base de datos o un sistema de arquitecto. Identificar las habilidades necesarias para completar el trabajo, e identificar las habilidades de los recursos disponibles. Usted puede incluso necesitar para identificar la habilidad niveles, tales como nivel de entrada, nivel medio, y el experto.

La suscripción al mito de recursos ilimitados

Si no está calculando el esfuerzo, y la duración de cada tarea, se corre el riesgo de asignar demasiado trabajo para un solo recurso. En la mayoría de los casos, los recursos no se destinan a proyectos de tiempo completo. Muchos recursos trabajan en una matriz organización - que trabajan en varios proyectos, o que hacen el trabajo del proyecto.

Si no determinar cómo los recursos de largo debe gastar en el proyecto y nivelar el trabajo en consecuencia, se enfrenta a una sorpresa desagradable cuando el proyecto se retrasa debido a que sus recursos no son 100 por ciento dedicado o porque se les ha asignado un exceso de.

Basándose en estimaciones poco realistas

Como jefe de proyecto, que se basan en los miembros del equipo para proporcionar estimaciones de costos y duración precisas de su trabajo. Después de todo, no puede ser un experto en la materia en todos los campos. Sin embargo, debido a que todavía está considerado responsable de la programación y el presupuesto a desarrollar, debe comprender cómo se desarrollaron las estimaciones y luego verificar el método de estimación apropiado.

En la sección Notas, documentar la base de las estimaciones y los supuestos utilizados para desarrollar una estimación para ayudar a mantener un registro de las variables asociadas con la estimación.

Olvidando a prepararse para la ley de Murphy

Un gerente de proyecto tiene una actitud puede hacer. Estando en el negocio de la solución de problemas y la obtención de resultados, sin embargo, no significa que usted puede permitirse ser ciegamente optimista acerca de los proyectos. Entregar a tiempo y dentro del presupuesto depende en parte del establecimiento de la reserva de contingencia tanto para la programación y el presupuesto. Puede establecer la reserva para tareas individuales que son inherentemente arriesgada y establecer una reserva general del proyecto. Para proyectos más simples, con una reserva de 10 por ciento es suficiente. Para la tecnología de vanguardia, es posible que tenga una reserva de 50 por ciento o más.

Sucumbir a la locura de reuniones

El número uno impedimento para la realización de tareas es, sin duda, la Reunión. Usted puede recordar días de trabajo en el que hustled de una reunión a otra, sólo para llegar al final del día y darse cuenta de que usted no pudo completar cualquiera de su propio trabajo. Probablemente no es necesario asistir a todas las reuniones. Y si al menos se habían funcionar con mayor eficacia, podrían haber llegado a la conclusión de la mitad del tiempo.

Detener la locura reunión! Programar reuniones - incluso reuniones de estado semanales - sólo cuando sea necesario. Experimento mediante la celebración de reuniones de equipo cada dos semanas o la realización de uno-a-uno reuniones con los miembros individuales del equipo. Si un tema específico en el orden del día requiere la colaboración de un grupo de interés, invitar a esa persona a asistir sólo a esa parte de la reunión y luego ser excusado para volver al trabajo.

Olvidar que es sólo un modelo

Después de saber cómo crear una programación efectiva mediante Project, no hay que confundir el calendario de la realidad. El horario es simplemente una modelo de la realidad, dada la información disponible en el momento. Información, suposiciones, estimaciones, y los recursos de todos los riesgos y problemas de cambio- son siempre presente- y por supuesto, el alcance de los cambios en el proyecto. Tan pronto como la línea de base del proyecto, es probable que sea obsoleta.

Haga todo lo posible para actualizar el modelo con la información más reciente, pero recuerda que simplemente programar un evento no garantiza que se va a producir.

Basándose en los milagros

Si no puede encontrar la manera de cumplir con un plazo determinado los recursos y la información que se introduce en el Proyecto, es poco probable que cumplir con ese plazo. De hecho, el proyecto puede ayudar a comunicar los problemas inherentes a una fecha de entrega agresiva. Puede mostrar los interesados ​​el horario y pedirles que le ayuden a determinar la forma de acelerar la realización de tareas. En algunos casos, los interesados ​​pueden proporcionar información relevante que le ayuda a terminar sooner- en otros casos, sin embargo, quieren que el proyecto realizado en una fecha específica, pero no hay forma razonable para cumplir con la fecha de vencimiento.

Cuando se enfrentan a un plazo poco realista, cumplir lo mejor que pueda. Si el plazo es simplemente imposible, sin embargo, reconocerlo. Puede utilizar Project para buscar enfoques alternativos para el logro de los resultados del proyecto - aunque no se puede utilizar para comprimir el tiempo.