Cómo configurar las opciones generales de contabilidad en quickbooks 2012
La pestaña de Preferencias de la compañía ofrece las cinco casillas de verificación contable generales siguientes, así como ajustes de la fecha de cierre. (Estas casillas de verificación son probablemente explica por sí mismo a cualquiera que haya hecho un poco de contabilidad con QuickBooks, pero para los nuevos usuarios de QuickBooks, he aquí una breve descripción de lo que hace cada uno.)
Utilizar números de cuenta: El cuadro de verificación Usar números de cuenta, si es seleccionado, le permite introducir un número de cuenta para una transacción. La casilla de verificación asociada, Mostrar subcuenta bajos sólo, dice QuickBooks para mostrar sólo el nombre y número de cuenta de una subcuenta (si se está utilizando uno) en lugar del patrimonio total de la cuenta.
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Si utiliza una gran cantidad de niveles de subcuentas, esta opción realmente puede limpiar puntos de vista, por lo que es más fácil decir lo que tener en cuenta que usted está mirando.
Exigir cuentas: Las requiere cuentas de la casilla de verificación, si es seleccionado, le dice a QuickBooks que debe especificar una cuenta para una transacción. Esto tiene sentido. Si no está utilizando cuentas para realizar un seguimiento de las cantidades que fluyen dentro y fuera de la empresa, usted no está realmente haciendo la contabilidad. Nunca tendría sentido para anular la selección de las cuentas requieren casilla de verificación.
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Usar el seguimiento de la clase: La casilla de verificación Uso del rastreo de clase le permite informar a QuickBooks que desea utilizar no sólo las cuentas para realizar un seguimiento de su información financiera, sino también clases. Las clases le permiten separar información de nivel de la cuenta de otra manera. Esto parece complicado, pero en realidad es bastante simple.
La lista de cuentas, por ejemplo, permite realizar un seguimiento de los ingresos y los gastos por categorías de ingresos y gastos. Es posible realizar un seguimiento de los gastos mediante el uso de categorías, tales como salarios, renta y suministros. Las clases, por lo tanto, le proporcionan una manera de seguir esta información en otra dimensión.
Por ejemplo, puede dividir el gasto en salarios esos salarios gastados en dos lugares diferentes de su negocio. Un restaurador con dos restaurantes puede querer hacer esto. Tenga en cuenta que QuickBooks también proporciona una caja que puede comprobar para indicar QuickBooks le preguntará si desea asignar clases.
Asignar automáticamente diario general Número de entrada: Esta casilla de verificación le dice a QuickBooks para asignar números a las entradas de diario generales que se introducen mediante el comando Crear entrada de Diario. Quiere dejar esta casilla de verificación seleccionada. entradas de diario general, por cierto, se introducen típicamente por su contador o su contador profesional en el personal.
Advertir al publicar una transacción y que el saldo: Esta casilla de verificación le dice a QuickBooks para mostrar un mensaje de advertencia cada vez que usted o alguien trata de débito o de crédito directamente a su cuenta de utilidades retenidas. (Normalmente, usted no quiere a debitar directamente de crédito o la cuenta de utilidades retenidas. Y sólo los contadores calificados entraría transacciones directamente en las ganancias acumuladas en cualquier caso).
Fecha advertencias: Las cajas Fecha de advertencia dicen QuickBooks para que le avise cuando usted u otra persona entra en una transacción con una fecha demasiado lejos en el pasado o demasiado lejos en el futuro. Si marca cualquiera de los cuadros de la fecha de advertencia, también se desea especificar cuántos días es demasiado lejos en el pasado o demasiado lejos en el futuro.
Cierre de configuración de Fecha: El cuadro Fecha de cierre le permite identificar una fecha antes de la cual el archivo de datos de QuickBooks no se puede cambiar. En otras palabras, si se establece la fecha de cierre el 31 de diciembre de 2010, usted está diciendo que QuickBooks que no desea los cambios realizados en el archivo de datos de QuickBooks antes de esta fecha.
Esto significa que alguien no puede modificar una transacción que está fechada antes de la fecha de cierre sin obtener un mensaje de advertencia miedo. También significa que alguien no puede entrar en una transacción mediante el uso de una fecha anterior a la fecha de cierre.
Puede hacer clic en el botón Establecer fecha / contraseña para mostrar un cuadro de diálogo que le permite especificar una fecha de cierre y crear la contraseña necesaria cuando alguien quiere añadir un viejo transacción o modificar una antigua transacción.
Hace mucho tiempo, las versiones anteriores de QuickBooks también le permiten activar y desactivar una función de seguimiento de auditoría mediante el uso de la ficha Preferencias Compañía de las Preferencias de Contabilidad. Sin embargo, todas las versiones recientes de QuickBooks proporcionan una siempre-en pista de auditoría, por lo que no se ve una preferencia casilla de verificación contable fichero de auditoría más.
Una pista de auditoría, por cierto, sólo mantiene una lista de quien hace que cambie a transacciones. Contadores, como era previsible, el amor pistas de auditoría. Las pistas de auditoría permiten a alguien, como su contador, para entrar después de los hechos y averiguar por qué un saldo de cuenta es lo que es.