10 Consejos para aumentar la productividad con office 365
Office 365 como una tecnología en la nube permite a cualquier organización los beneficios de un centro de datos sofisticada, sin la molestia y el costo de mantener una. Aquí, se encuentra “listo para aplicar” consejos y trucos para aumentar la productividad y la eficiencia en su organización o su práctica.
Auto-servicio del Servicio de Salud del tablero de instrumentos
Si eres el administrador designado para su organización, lo más probable es recibir solicitudes de información sobre cuestiones que los usuarios están experimentando en Office 365. Antes de gastar una gran cantidad de tiempo necesario para solucionar un problema, echa un vistazo al Servicio de Salud del tablero de instrumentos en Office 365 primero determinar si el problema es de su fin.
Un nuevo aspecto y la sensación del portal de Office 365 se encuentra todavía en vista previa, pero programado para ser lanzado pronto. En ella, puede administrar su inquilino de Office 365: gestionar usuarios, crear grupos, la actualización de suscripción, revisión de facturación, soporte de contactos, configurar los parámetros, ejecutar informes, y ver el estado del servicio (véase la siguiente figura).
Si alguno de los servicios de seguimiento en el Servicio de Salud del tablero de instrumentos no es verde, se puede ver información útil sobre el fondo de la cuestión, que se ve afectada, lo que Microsoft está haciendo al respecto, y lo que son los siguientes pasos.
Tener una idea de qué servicio está arriba o abajo le ahorrará mucho tiempo e incluso una llamada telefónica a apoyar si ya sabe que alguien está trabajando en él.
Actúa como el tipo de TI
En un momento u otro, todos en secreto hubiera gustado tener los poderes impresionantes del tipo de TI. Esta es la persona que puede desbloquear mágicamente su ordenador, restablecer su contraseña, y le dará acceso a los contenidos de privilegio en su organización.
Entonces, ¿qué sucede si usted pierde su teléfono con la información de los datos confidenciales y el individuo que no está disponible? Pues bien, puede actuar como el tipo de TI.
Se puede limpiar fácilmente datos desde su dispositivo inalámbrico e incluso eliminar el dispositivo de su cuenta para evitar una seguridad y / o violación de la privacidad.
limpie rápidamente los datos o eliminar el dispositivo de su cuenta de correo para el intercambio mediante la adopción de estos pasos:
- Iniciar sesión en el Office 365 portal.
- Desde el lanzador de aplicaciones, haga clic en el azulejo de correo.
- A la derecha de la barra de navegación de Office 365, haga clic en el icono Configuración.
- Haga clic en Correo en el panel Configuración de la derecha.
- Haga clic en General en el panel izquierdo.
- Haga clic en dispositivos móviles, a continuación, seleccione el dispositivo móvil que está sincronizado con su cuenta.
- Haga clic en el icono del dispositivo Wipe (ver la siguiente figura).
También es posible que desee quitar el dispositivo móvil por completo de su cuenta haciendo clic en el icono Eliminar (se parece a un signo menos).
Compartir la carga de trabajo
No es infrecuente que el personal de TI para llegar a gastar un montón de tiempo cuidando de Ayuda de escritorio tipos de tareas y no tener mucho tiempo para ser proactivo y estratégico.
Video: Soluciones de productividad Microsoft. Office 365 y Exchange Online
En Office 365, el personal de TI puede habilitar a sus usuarios gestionar permisos de sitios de SharePoint e incluso permiten a los usuarios invitar a usuarios externos. Compruebe los ajustes en el Centro de administración de SharePoint y elegir una de las dos opciones para compartir externos (como se muestra) que satisfaga las necesidades de su organización para empezar a compartir esta carga de trabajo con otros en su organización.
Utilice el Asistente para programación
No hay nada más irritante que tratar de establecer una reunión con un grupo de gente y no saber su disponibilidad. En Office 365, la información de libre / ocupado en Exchange Online salva el día. Esta funcionalidad le permite saber si la persona es libre, ocupado, trabajando en otro lugar, fuera de la oficina, o tiene una reunión provisional en el calendario. Funciona no sólo para las personas sino también por los recursos, tales como salas de conferencias.
Se ve la información de libre / ocupado de una persona cuando se crea una reunión y utiliza el Asistente para programación. Así es cómo:
- Crear una convocatoria de reunión en Outlook.
- Añadir las personas que desea invitar a la reunión.
- En la cinta, haga clic en Asistente para programación.
- Si el tiempo que eligió parece bloqueado por ningún sus invitados, encontrar un momento en que funciona mejor para todos, a continuación, haga clic en el botón Enviar.
Compartir el calendario
Una característica interesante de la Perspectiva en línea es que el calendario es tan robusto como la aplicación de escritorio. Puede aplicar colores a las citas de revisión en un solo vistazo de su día, semana o mes, enviar una solicitud de reunión, configurar alertas y notificaciones, y mucho más.
Video: 10 Tips Every Office 365 User Should Know
Puede compartir su calendario con personas fuera de su organización para que sea fácil para saber su disponibilidad. Usted puede elegir para darles todos los detalles de su calendario, limitado, o simplemente mostrar su disponibilidad.
Para compartir el calendario de Outlook desde la línea, siga estos pasos:
- Haga clic en el icono Calendario del lanzador de aplicaciones.
- Haga clic en Compartir de la barra de navegación superior y, a continuación, haga clic en Calendario.
- Introduzca la dirección de correo electrónico o direcciones de las personas que desea compartir su calendario con, a continuación, elegir los detalles que desea compartir.
- Haga clic en Enviar.
Hacer un retiro de la cara
Si trabaja para una organización grande, que puede terminar el trabajo con varias personas con el mismo nombre. Si usted busca en su bandeja de entrada un correo electrónico de alguien que comparte el mismo nombre con otras personas con las que trabaja, es necesario asegurarse de que está recogiendo la persona adecuada. Puede reducir rápidamente sus resultados de búsqueda al mirar la imagen que se muestra al lado del nombre de los contactos desde los resultados de búsqueda. Aseado, sí?
El desorden con el desorden
Filtrar mensajes de correo electrónico de baja prioridad de su buzón usando el desorden para que pueda centrarse en los mensajes que son más importantes. Oficina 365 realiza un seguimiento del comportamiento de correo electrónico y aprende de él para que sepa qué correos electrónicos importa o no importa a usted. Los mensajes de correo electrónico que terminan en la carpeta desorden todavía están ahí para crítica- no se eliminan. También puede “enseñar” al sistema de preferencias moviendo un correo electrónico de vuelta a la bandeja de entrada si se terminó en la carpeta desorden.
La mayor parte sobre esto? Usted no tiene que hacer nada! El desorden es automáticamente para que pueda mover a la derecha, junto a la siguiente sugerencia.
Sincronizar sus archivos
Independientemente de cómo estás conectado, podrás inevitablemente se encuentra con una situación en la que no tiene acceso a Internet. Sólo porque eres sin acceso no significa que su eficiencia tiene que bajar.
Usted puede seguir trabajando en su onedrive para documentos comerciales o SharePoint Online sin conexión y sincronizar de nuevo al servidor cuando se tiene una conexión a Internet. El onedrive para su Negocio aplicación debe ser instalado como parte de Office Pro Plus. Si no lo ve, haga clic en onedrive del lanzador de aplicaciones en Office 365, haga clic en Sincronización de la barra de navegación superior, a continuación, siga las instrucciones. El mismo botón está disponible en las bibliotecas de documentos de SharePoint Online.
Matar al árbol de correo electrónico
Esta es la situación: Tiene un informe debido en tres días y que necesita el aporte de John, Jane, María y Pedro. Usted correo electrónico todos ellos pidiendo entrada. John y Jane responden con sus aportaciones. María no ver su correo electrónico. Pedro responde y copias Beth. Bet responde pero David de BCC. David responde a todos, pero se olvida de incluir Beth. Finalmente tiene toda la entrada y que está a punto de finalizar el informe, pero María, en el último minuto, responde a todos, pero no se ve en la entrada de Beth y David. Por lo que ahora hay que añadir su retroalimentación y vuelva a enviar la nueva versión para todo el mundo para revisar.
Esta historia puede seguir y seguir hasta que su cabello se vuelve gris debido a la frustración, pero no hay una mejor manera de hacer esto: matar al árbol de correo electrónico. Uso Yammer lugar.
Con Yammer, todo el mundo verá la retroalimentación de todos. Si alguien nuevo llega, esa persona va a ver la retroalimentación de todos. Por lo tanto, allí. No hay más árboles de correo electrónico.
Video: Office 365 mejora la productividad de tu negocio
Obtener moderna con sus archivos adjuntos
En el viejo mundo, sería trabajar en un documento, guardarlo en una biblioteca de documentos, asignar los permisos correctos a la biblioteca, tomar el enlace para el documento, el fuego de Outlook, iniciar un correo electrónico, a continuación, enviar el enlace a ese documento para sus colegas para que puedan coautor con usted.
Video: Descubra como Planner de Office 365 aumenta su productividad y simplifica su trabajo
En el nuevo mundo, Adjuntos moderno es la cosa. Así es como funciona: Usted está en el fuego. Tienes cuatro documentos que acaba de terminar y se guarda en SharePoint o onedrive. Que vaya a Outlook, crear un nuevo correo electrónico, y agregar los destinatarios. Al hacer clic en el botón Adjuntar archivo, aparece una lista de los documentos más recientes que estaba trabajando. En la lista, se puede recoger el documento que desea compartir. A continuación, recuerda uno de los destinatarios no tiene acceso a la biblioteca. No hay problema. Puede conceder acceso al archivo correcto desde Outlook al destinatario sin ir a onedrive o SharePoint primero. ¿Cómo es eso de la moderna?