Cómo utilizar los servicios del equipo sharepoint con outlook 2013
Microsoft proporciona realmente más de un método de uso de Outlook 2013 para colaborar con otras personas. SharePoint Team Services se conecta a Outlook y ayuda a colaborar. SharePoint es básicamente una herramienta de colaboración basada en la línea que le ayuda a coordinar reuniones, proyectos y actividades, así como compartir documentos con otras personas.
Pero SharePoint también puede configurar las carpetas en Outlook para que pueda ver la información clave (tales como documentos, calendarios y tareas) de un sitio web de SharePoint, incluso cuando no estás en línea. SharePoint proporciona algunas funciones de colaboración a mano que se puede utilizar con la gente fuera de su organización.
En la mayoría de los casos, usted no tiene la posibilidad de elegir si utilizar Microsoft Exchange o SharePoint Team Servicios- otra persona (como el administrador del sistema) Decide que para usted. De hecho, puede que tenga que utilizar Outlook productos- se conecta a Exchange y SharePoint, al mismo tiempo sin ningún problema.
Video: Access + SharePoint = Productividad | Office 365 #9/10
Es probable que, si alguna vez se involucra con SharePoint Team Services, que va a hacer así porque alguien le pregunta a unirse a un equipo compartido. Si nadie pide, no es necesario pensar en ello, y puede saltarse las siguientes secciones.
Unirse a un equipo de SharePoint
La primera clave para desbloquear SharePoint es un correo electrónico que le pide que se una a un equipo de SharePoint. El mensaje es un mensaje de correo ordinario que tiene su nombre de usuario, una contraseña y un enlace al sitio de SharePoint.
Haga clic en el enlace.
Su navegador web se abre a un sitio que se dedica a las actividades del equipo que le han pedido a unirse. Cada sitio de SharePoint se ve diferente- haga clic en los enlaces en el sitio para ver lo que tiene que ofrecer.
Inicia sesión con el nombre y la contraseña que se encuentran en la dirección de correo.
Enlace de datos de Outlook a SharePoint
Ciertas partes de un sitio web de SharePoint se pueden atar a Outlook de manera que la información del sitio aparece automáticamente en Outlook. Si aparece un icono en la página web de SharePoint etiquetada Conectar con Outlook, puede hacer clic en el icono para enviar la información de esa página directamente a Outlook.
El acceso de datos de SharePoint desde Outlook
Microsoft Office está estrechamente integrado con SharePoint. Si está concedido los permisos apropiados, Outlook puede acceder a casi cualquier información en el sitio de SharePoint y mantener versiones de los documentos almacenados en el sitio de SharePoint en sincronía con los almacenados en sus sistemas - y viceversa.
Video: Office365 - Parte 9, Trabajar y colaborar con listas de SharePoint Calendarios, Tareas y Contactos
La información que envía SharePoint a Outlook aparece en su propio conjunto de carpetas de SharePoint. Si hace clic en el botón Correo de la barra de navegación, se ve que incluye carpetas de SharePoint como parte de la lista. Haga clic en cualquier carpeta de SharePoint para ver lo que hay dentro.
Estas carpetas han compartido documentos, tales como Word, Excel y PowerPoint. Cuando se selecciona un documento, una vista previa de ella aparece en el panel de lectura - si hace doble clic en un documento, el documento se abre en su propia aplicación, como Word.
Si usted tiene los permisos correctos, puede editar el documento fuera de línea y luego enviar el documento actualizado al sitio de SharePoint con los cambios. Generalmente no pueden añadir nuevos elementos a SharePoint carpetas directamente a través de Outlook, sin embargo. En su lugar, normalmente agregar información a SharePoint a través de la respectiva aplicación de Microsoft Office (como Word) o cuando se inicia sesión en el sitio de SharePoint con el navegador Web.
Puede ver calendarios compartidos y tareas de SharePoint en Outlook exactamente de la misma manera que permite ver los calendarios de Outlook o tareas de información. Aparecen en las mismas listas como sus propios calendarios y tareas - incluso se puede ver compartida calendarios en paralelo con su propio calendario. Si usted tiene los permisos correctos, puede cambiar los calendarios y tareas, o crear nuevas entradas.
Video: Como trabajar con las tareas de un proyecto en SharePoint y Office 2013
Por eso, cuando es más probable que correr a través de SharePoint, y cuando se utiliza Exchange? El intercambio es el más adecuado para la comunicación, programación y configuración de tareas entre las personas que comparten el mismo sistema de correo electrónico, mientras que SharePoint es más adecuado para las personas que necesitan colaborar con los documentos y la información compartida - especialmente para aquellos que no comparten la misma sistema de correo electrónico o de recursos de la empresa.