Planificación de una reunión con lotus notes 6
Para crear una nueva reunión, primero abre el calendario y luego haga clic en el botón Planificar una reunión en la barra de acción. Aparecerá un formulario en blanco Reunión. En la Figura 1, se puede ver una muestra del formulario de reuniones.
Figura 1: La creación de una nueva reunión.
La mayoría de los campos de un formulario de reuniones son los mismos que los de un formulario de cita. Es necesario rellenar los conceptos básicos, tales como un sujeto, cuando, duración y ubicación. A continuación, podrás pasar a considerar a quién invitar.
Invitando a los invitados
En el caso más sencillo, sólo tiene que introducir los nombres de las personas a las que desea llegar a su reunión. Rellene los campos de la sección de invitados (parte inferior izquierda), así como la fecha, hora y ubicación secciones de la nueva forma de reuniones. Como se puede ver en la figura 1, se puede invitar a tres tipos de personas: Necesario, Opcional, y para tu información.
- Necesario: Cualquier persona cuyo nombre se enumera en este campo es considerado por Notas a ser un participante obligatoria de su reunión. Esto es especialmente importante cuando se pide Notas para encontrar el mejor momento para una reunión mediante el programador.
- Opcional: En lo que se refiere a Notas, estas personas son realmente igual que las personas requeridas. Notas consulta sus horarios si le preguntas a las notas para encontrar el mejor momento para su reunión. Si una persona está catalogado como un invitado opcional en una invitación a una reunión, su presencia no es necesariamente obligatorio.
- Para su información: Utilice este campo si desea enviar una Reunión darse cuenta - diferente de una invitación - a alguien. Supongamos que se necesita para programar una reunión con miembros de su equipo. Se podría introducir el nombre de cada miembro del equipo en el campo necesarios pero poner el nombre de su jefe en el campo FYI. De esa manera sus colegas reciben cada uno una invitación a la reunión, pero su administrador sólo se pone un aviso en lugar de encuentro. De esa manera su jefe sabe que va a tener la reunión y que envió las invitaciones, sino también que no se espera que asistan.
La gente en el campos obligatorios y opcionales no verán los nombres de cualquier persona a quien se lista en el campo de FYI una invitación de reunión.
Haga clic en los botones que se parecen a un pequeño libro de teléfono a la derecha de los requeridos, opcionales y FYI campos para seleccionar los nombres en el directorio público.
La forma más sencilla de crear una nueva invitación a la reunión es el siguiente:
1. En el campo Asunto, introduzca un asunto.
2. En el Cuando los campos, elegir una fecha y hora de inicio y final de la reunión.
Video: How to create stationery mail in Lotus Notes 9
3. En los campos donde, establecer la ubicación.
4. En los campos invitados, escriba los nombres de las personas a las que desea invitar.
5. Haga clic en el botón Guardar y enviar invitaciones en la barra de acción.
Todos los invitados reciben un mensaje en su buzón de entrada para pedirles que ir a su encuentro.
El único problema con este enfoque - aunque es ciertamente directa - es que por lo general se inicia una descarga de mensajes de correo electrónico de ida y vuelta entre usted y sus invitados. Ya sabes, el “no puedo hacerlo a las 9:30, pero ¿qué hay de 10, en su lugar?” Variedad. Dependiendo del número de personas a las que invitan a cualquier reunión en particular, en realidad se puede pasar un poco de tiempo después de enviar la invitación tratando de coordinarlos ya que todos ellos en contacto con usted con estos “Yo, sí puedo” o “No, no puedo”respuestas.
Puede eludir fácilmente este dilema. En lugar de utilizar el proceso simple que en la lista anterior, pida al Programador Notas primero revisar el calendario de cada invitado para encontrar un tiempo común cuando todo el mundo está disponible. Armado con esta información, se puede establecer un horario de reunión conveniente para todos (con suerte). Tu invitación llega a las bandejas de entrada de sus invitados ya están pre-cargados con una fecha y hora que usted sabe (je, je) cuando están libres. Cualquiera de sus invitados todavía puede disminuir, por supuesto, pero se reducirá la posibilidad de que ocurra bastante drásticamente porque se evita la mayoría de los conflictos de programación en la delantera.
Mediante el programador
Para que Notes sugieren un momento óptimo para una reunión en función de cuándo su requerido y participantes de la reunión opcionales están disponibles, mantener a raya hacer clic en ese botón Guardar y enviar invitaciones por el momento. Por el contrario, rellene el formulario de reuniones como de costumbre y luego haga clic en el clic para ver de invitados, habitación, y el botón de disponibilidad de recursos, que se puede encontrar en la sección Programador (parte inferior) de la forma de reuniones. (Consulte la Figura 1.)
La figura 2 muestra una invitación de reunión muestra con el Programador de abierto.
Figura 2: Utilice el Programador de averiguar cuando sus clientes están disponibles para reunirse.
Al utilizar el programador para que Notes encontrar los horarios de reunión para usted, usted tiene dos maneras de ver: por mejores tiempos, o por los detalles de programación. En primer lugar, seleccione el botón Resumen de radio (bajo el encabezado Mostrar, lado izquierdo) para asegurar que la visión. Este punto de vista es probablemente el más fácil de utilizar ya que se puede ver a simple vista un conjunto de golpe por golpe de sugerencias de tiempo durante el cual todas las personas con las que estás invitando están disponibles.
Para utilizar una de las veces que sugiere notas, sólo tiene que seleccionar un momento conveniente para todos, desde el sugerido tiempos de lista desplegable Día seleccionado y luego haga clic en el botón de uso seleccionada Tiempo por debajo de ella. Notas A continuación, ajustar los tiempos de invitación a la reunión. Se puede ver los campos de la Whensection en la parte superior del formulario de cambio de reuniones en consecuencia cuando se hace clic en una entrada en esta lista.
También puede hacer clic en cualquiera de las fechas en el calendario mensual reducido (inferior derecha del formulario) para examinar un día diferente y ver cuando sus amigos están disponibles en ese día.
Video: Setting Lotus Notes Mail Preferances
Echa un vistazo a la pequeña flecha al lado del Horas disponibles para SELECTED encabezado la lista del día. Haga clic en esta flecha para mostrar más opciones sobre la disponibilidad de horario. En la lista desplegable que aparece, se puede optar por buscar tiempo libre compatible durante un determinado día, semana o mes. Esto es especialmente útil si la gente que está invitando no tienen la disponibilidad en la fecha original que ha elegido.
Si tiene problemas para encontrar un horario en el que todas sus invitados, haga clic en el compruebe si todos los obligatorios pueden asistir opción y luego use la lista desplegable que siguió a elegir un momento para un grupo pequeño de personas. Esto es útil cuando usted está tratando de programar una reunión con un número más grande - más de 20 - personas.
Otra forma más visual para encontrar momentos en que sus invitados están disponibles para verlos es por los detalles de programación. Seleccione el botón Detalles (bajo el encabezado Mostrar) para ver una tabla que muestra los momentos en los que cada uno de sus invitados están disponibles. Se puede ver una vista como en la figura 3. Una ventaja de esta tabla es que la programación se puede ver, por persona, la disponibilidad de tiempo libre en el transcurso de dos semanas.
Figura 3: Ver detalles individuales de horario para encontrar el tiempo libre.
Arrastre la barra vertical grande, transparente hasta que encuentre un momento en que todo el mundo está disponible. (Se pone verde cuando esto sucede.) Los bloques de color blanco de la tabla representan los tiempos que están abiertos y disponibles, y los bloques de colores representan los momentos en que el participante dado está ocupado en otra cosa. Si todos los invitados no están disponibles, la barra vertical se vuelve rojo para hacerle saber que toda su pandilla no puede asistir. (Una de las claves en la parte inferior de la pantalla le recuerda lo que el estado de cada color indica.)
No importa el método que elija para encontrar un momento en que todos pueden reunirse, debe hacer clic en el botón Guardar y enviar invitaciones en la barra de acción cuando haya terminado.