Relegando sus reliquias al archivado en outlook 2003
No se necesita mucho tiempo para acumular más mensajes de correo electrónico que se puede tratar. Algunas personas simplemente borrar mensajes a medida que los leen. Otros se aferran a los mensajes antiguos para fines de referencia.
El problema es, Outlook ralentiza cuando vaya a guardar un montón de mensajes de correo electrónico. Además, una gran colección de mensajes es difícil de manejar. Además, si estás en un sistema de correo electrónico de la empresa, los administradores del sistema pueden no permiten almacenar más de una cierta cantidad de e-mail, ya que obstruye el sistema.
El archivo es una característica integrada en Outlook para ayudarle a almacenar mensajes y otros elementos de Outlook que no necesita mirar en este momento, pero es posible que aún desee hacer referencia a en el futuro. Si utiliza Outlook en una red de intercambio en el trabajo, archivo hace que sea fácil para que usted pueda obtener, junto con los administradores del sistema mediante la racionalización del número de mensajes que almacenas en el sistema de correo electrónico.
Incluso si usted no desea utilizar la función de archivo en este momento, es posible que desee entender cómo funciona. De Outlook a veces archivos automáticamente artículos - que puede parecer a usted como si sus elementos de Outlook están desapareciendo.
Si la característica Autoarchivar parece aterrador y complicado para usted, trate de no preocuparse. Microsoft no puede haber hecho la función Archivo fácilmente descifrables. Cuando se obtiene la caída de ella, sin embargo, Autoarchivar podría llegar a ser valioso para usted.
Aunque los mensajes de correo electrónico son lo que la gente más a menudo archivo, todos los elementos de Outlook se pueden enviar al archivo - citas, tareas, todo. La gente no suele Contactos de archivos y notas, pero incluso se puede archivar esos si lo desea.
Configuración de Autoarchivar
Usted no tiene que hacer nada para hacer que Outlook Archive sus artículos- el programa está configurado para archivar los elementos de forma automática. Si quieres ver cómo Outlook está configurado para archivar los elementos antiguos, o cambiar la forma de Outlook hace el trabajo, siga estos pasos:
1. Seleccione Herramientas -gt; Opciones.
Aparece el cuadro de diálogo Opciones.
2. Haga clic en la ficha Otros.
Aparece la página Más opciones.
3. Haga clic en el botón Autoarchivar.
Aparece el cuadro de diálogo Autoarchivar.
No vaya a irrumpir a través del cuadro de diálogo Autoarchivar cambiar las cosas de cualquier manera - por lo menos no hasta que mirar para ver lo que ya se ha configurado. Cuatro cositas importantes que el cuadro de diálogo Autoarchivar normalmente te dice son los siguientes:
- ¿Con qué frecuencia archivos de Outlook artículos
- Cómo artículos de edad tiene que ser para Outlook para enviarlos al archivo
- El nombre y la ubicación del archivo de almacenamiento
- Si la característica Autoarchivar se enciende
La primera vez que instala Outlook, el programa archiva automáticamente artículos cada 14 días, el envío de artículos de más de 6 meses de edad al archivo de almacenamiento aparece en el cuadro de diálogo Autoarchivar. Para la mayoría, estos ajustes están bien. Algunas personas prefieren desactivar la característica Autoarchivar y ejecutar el proceso de archivo de forma manual. Puede desactivar el proceso de Autoarchivar haciendo clic en la casilla de verificación “Ejecutar Autoarchivar cada 14 días” en la parte superior del cuadro de diálogo Autoarchivar.
Activación del proceso de archivo manualmente
Puede archivar los mensajes en cualquier momento que desee eligiendo -gt del archivo; Archivo en el menú de Outlook y siguiendo las instrucciones. La ventaja de ejecutar el proceso de archivo de forma manual es que se obtiene un poco mejor control del proceso- se puede dar una fecha límite de Outlook para los artículos de archivado, dice la primera parte del año. También puede decirle qué carpetas de Outlook para archivar y dónde enviar los artículos archivados. Incluso puede archivar diferentes carpetas de Outlook a diferentes ficheros de archivo. La desventaja de todo este control es que es posible hacer un error inocente y enviar elementos archivados a un lugar que no se puede encontrar de nuevo con facilidad. Trate de no cambiar el nombre o la ubicación de los archivos a los que sus elementos archivados se envían, porque es sorprendentemente fácil perder la noción de lo que sucedió cuando, y Outlook no proporciona mucha ayuda para hacer el seguimiento de los archivos guardados.
Encontrar y visualizar los elementos archivados
A veces AutoArchive parece como magia. artículos anteriores se presentan misteriosamente de distancia sin ninguna acción de su parte. No es tan fácil? Seguro - hasta que necesite repente a encontrar uno de esos artículos que se mueven mágicamente a su archivo. A continuación, usted tiene que averiguar dónde se fue y cómo llegar a ella de nuevo.
Cuando se quiere echar otro vistazo a los artículos que has archivado, abra la carpeta de archivos, que Outlook también se refiere a una archivo de datos.
Para abrir un archivo de datos que contiene los elementos de archivo, siga estos pasos:
1. Elija Archivo -gt; -gt abierta; Archivo de datos de Outlook.
Aparece el cuadro de diálogo Abrir archivo de datos de Outlook.
2. Escriba el nombre del archivo que desea abrir en el cuadro Nombre de archivo.
El nombre que introduzca aparece en el cuadro Nombre de archivo.
3. Haga clic en OK.
El nombre del archivo de datos que se abrió aparece en el título de carpeta en letras grandes. También aparece la lista de carpetas, que muestra dos conjuntos de carpetas: Normal y Archivo.
Bastante simple, ¿verdad? Sí, pero hay una mosca en la sopa virtuales virtual. Es probable que no conoce el nombre del fichero de archivo que desea abrir, y por lo general no aparecen en la lista en el cuadro de diálogo Crear o abrir archivo de datos de Outlook.
Para averiguar el nombre del archivo de almacenamiento abierto, seleccione Archivo -gt; Archivo y buscar en el cuadro denominado “Archivo del archivo.” Tenga cuidado de no cambiar nada de la información en el cuadro Archivo Archivo. De lo contrario, Outlook puede empezar a enviar sus artículos archivados en otro lugar. La información del cuadro de archivo de almacenamiento es por lo general gobbledygook complejo con dos puntos y rayas verticales y todo tipo de cosas que la gente normal no puede recordar.
Una forma de capturar un nombre largo en una caja de diálogo es para copiar la información. Esto es lo que se ve como en el avance rápido: Haga clic en el nombre una vez, pulse la tecla Tab, pulse Shift + Tab, pulse Ctrl + C, y luego haga clic en Cancelar. Después de copiar el nombre del archivo, puede seguir los pasos dados anteriormente en este artículo - pegando el nombre que desee en el cuadro Nombre de archivo presionando Ctrl + V, y la alegría que usted no tiene que recordar que el nombre de archivo largo, loco .
Cerrar el archivo Archivo
Usted puede mantener su archivo de almacenamiento abierto en la lista de carpetas de Outlook como el tiempo que desee, pero la mayoría de la gente prefiere para cerrarla después de que encuentren lo que necesitan. Perspectivas corre un poco más rápido cuando se cierra cualquier archivo de datos innecesarios.
Para cerrar un archivo de datos, siga estos pasos:
1. Con la lista de carpetas abiertas, a la derecha, haga clic en el nombre de la carpeta del archivo.
Aparece un menú contextual.
2. Elija Cerrar carpeta en el menú contextual.
Su carpeta de archivo desaparece de la lista de carpetas.
La forma carpetas se nombran en Outlook es impar. Usted puede encontrar “Carpetas personales” que aparecen varias veces en la lista de carpetas. Para hacer que Outlook se ejecute lo más rápido posible, más cerca que muchos de ellos como sea posible. Su principal conjunto de carpetas - el set que se utiliza todos los días - no se cierra, por lo que no tiene que preocuparse por el cierre de las carpetas que utiliza todos los días.