Cómo usar la pestaña de documentos en la fuerza de ventas

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Antes de la adición de Salesforce Content, podría almacenar archivos en Salesforce en la pestaña Documentos. Aunque no es tan robusto como contenido, la pestaña Documentos todavía está disponible y útil de muchas maneras. Por ejemplo, se puede alojar imágenes referenciadas en plantillas de correo electrónico, aplicaciones personalizadas, campos, e incluso sitios de Force.com en la pestaña Documentos. Estos archivos normalmente no cambian a menudo y sin duda no necesitan ser colaborado en, por lo que puede continuar almacenando haciendo clic en la pestaña Documentos.

También se puede pensar en la pestaña Documentos como un lugar donde los administradores de sistemas de archivos de la casa. Sin embargo, si necesita la capacidad de previsualizar archivos, colaborar en ellos con Chatter, o almacenar archivos más grandes, esos archivos pertenecen en Salesforce contenido.

Creación de carpetas en la biblioteca de documentos

Para crear una carpeta de documentos, primero debe tener el permiso Administrar documentos públicos. (Si no estás seguro que lo tienes, puedes encontrar rápidamente viendo si ya has pasado el Paso 1 en la siguiente lista. Si usted no es capaz de superar el paso 1, pregunte al administrador para ayudarle.) Para continuar , vaya a la pestaña Documentos y siga estos pasos:

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1. Haga clic en el enlace Crear nueva carpeta bajo el título carpetas de documentos. Se abrirá una página nueva carpeta de documentos.
2. Escriba un nombre para la carpeta en el campo Carpeta de documentos.
3. Utilice la lista desplegable de carpetas públicas de acceso para seleccionar los derechos de acceso.
4. Haga clic en los botones de radio para seleccionar quién debe tener acceso a la carpeta.
5. Cuando haya terminado, haga clic en Guardar. Aparece la página Nombre de la carpeta Documentos, y usted puede empezar a añadir nuevos documentos a la nueva carpeta.

Adición de documentos

Antes de repeticiones pueden comenzar a usar los documentos en Salesforce, usted o alguien en su empresa primero debe agregar los documentos a la biblioteca de documentos.

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Cuando la carga de documentos, el límite de tamaño de archivo en cualquier archivo individual es de 5 MB. Para algunas empresas, esto puede ser el tamaño medio de una presentación de PowerPoint o un archivo PDF con los gráficos, por lo que planificar en consecuencia.

Para agregar un documento y cargar su archivo, inicie sesión en Salesforce y siga estos pasos:

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1. Haga clic en el signo más en la parte superior a la derecha de las pestañas y luego seleccione Documentos. Aparece una página Cargar documento nuevo.
2. Escriba un nombre para el archivo en el campo Nombre del documento. Si desea que el nombre del documento para ser una coincidencia exacta del nombre de archivo, deje este campo en blanco. Después de seleccionar el archivo, el nombre del archivo rellena automáticamente el campo Nombre del documento vacío.
3. Seleccione la casilla de verificación Sólo para uso interno sólo si desea que este documento es confidencial. Si se selecciona esta casilla de verificación, no modifican el acceso al documento, pero se marca a los usuarios finales no enviar el archivo fuera de la empresa.
4. Seleccione la casilla de verificación Imagen Externamente Disponible sólo si estás subiendo una imagen que se va a enviar en las plantillas de correo electrónico HTML a personas que deberían verlo sin tener que iniciar sesión en Salesforce para verlo. Por ejemplo, logotipos o pies de página con membrete deben tener esta caja de texto seleccionado.
5. Utilice la lista desplegable de carpetas para seleccionar un folder.If aún no se ha creado la carpeta correspondiente, o que no tiene acceso de lectura y escritura a la carpeta correcta, puede almacenar primero el archivo en la carpeta Mis documentos personales y volver a presentar el documento más adelante.
6. En el campo Descripción, escriba una breve descripción del documento.
7. En el campo Palabras clave, escriba las palabras clave que ayudarán a los usuarios finales a encontrar el documento. Salesforce proporciona una herramienta de búsqueda de documentos Buscar de la página Documentos casa, por lo que debe seleccionar palabras clave que usted piensa que los usuarios van a enter.For ejemplo, si va a añadir un estudio de caso, puede introducir palabras clave que incluyen productos relevantes, nombres de clientes, retos, y así sucesivamente que los representantes de ventas podrían utilizar para las referencias cruzadas.
8. En Seleccionar el paso de archivos, el Introduzca el botón de opción Path está seleccionada por defecto, por lo que sólo tiene que hacer clic en el botón Examinar para seleccionar el archivo deseado. Aparece un cuadro de diálogo Seleccionar archivo.
9. Seleccionar un archivo de las carpetas de su ordenador y haga clic, estando abiertos cierra el cuadro de diálogo, y la ruta del documento se introduce en el campo de un archivo para subir.
10. Cuando se haya completado la carga, la página de registro de documento vuelve a aparecer en el modo de guarda con información sobre el documento y un enlace para ver el documento.

El uso de documentos

Después de crear documentos en Salesforce, puede utilizar de varias maneras en el curso de su venta. Puede buscar documentos en la página Documentos casa o navegar a través de sus carpetas de documentos. Puede aprovechar una imagen que se ha subido desde la pestaña Documentos, Plantillas de correo electrónico. Si usted es un administrador, también puede personalizar el logotipo en la esquina superior izquierda de Salesforce con una imagen cargada, siempre y cuando sea como máximo de 20 KB y 300 píxeles de ancho por 55 píxeles de alto.