Cómo almacenar los datos de negocio

Cuando se planifica un proyecto de eficiencia de las empresas, lo que necesita saber lo que desea medir y cómo le gustaría ir sobre la medición de ella - pero ¿de dónde viene toda esa información, exactamente? Dependiendo de su negocio, puede que tenga un único repositorio de datos, o, más probablemente, algunos.

Elegir el lugar adecuado para publicar sus datos pueden tener consecuencias a largo plazo sobre la facilidad con que se puede acceder y manipular los datos en el futuro.

Opciones de almacenamiento de datos

Los siguientes son sus opciones para el almacenamiento de datos:

• Excel: El recurso probado y verdadero-para recoger y analizar los datos, Excel es una aplicación de bajo coste que puede funcionar para casi cualquier empresa. Introducción de nuevos datos directamente en Excel es generalmente un proceso muy manual para la mayoría de las empresas - que no debería estar ejecutando cumplimiento de la orden de una ficha de hoja de cálculo - pero con el entrenamiento adecuado, puede realizar casi cualquier cálculo sobre los datos existentes.

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• CRM: Customer Relationship Management o CRM, el software ha recorrido un largo camino desde que actúa como un simple libreta de direcciones electrónica. Los sistemas de CRM basado en la nube, como Salesforce.com, Zoho y SugarCRM son básicamente pizarras en blanco personalizables que pueden almacenar, ordenar y realizar funciones básicas de información en datos tan diversos como los horarios de recarga de la medicación del paciente a los registros de inventario de cumplimiento históricos.

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  Muchas organizaciones pueden almacenar la mayoría de su información en sus sociedades de gestión, y el uso de Excel para realizar pronósticos más avanzada y los cálculos.

• software off-the-shelf: Algunas empresas han hecho su único objetivo de crear títulos de software que forma correcta y eficiente miden los datos de negocio. Por ejemplo, es posible cargar los datos financieros y de la Comisión históricos en el software de contabilidad QuickBooks, mientras se utiliza un servicio de gestión de inventario para realizar un seguimiento de cumplimiento de la orden.

• El software propietario: Si tiene necesidades empresariales únicas suficientes, el desarrollo de su propio software personalizado puede ser la mejor opción para la recolección y procesamiento de datos internos. Sin embargo, esta ruta sólo es aconsejado si tiene los conocimientos y habilidades técnicas en la empresa para desarrollar y mantener la misma.

  La externalización de su software de negocio principal puede causar un daño irreparable a su negocio si el personal de TI externa desaparece, se mueve en, o simplemente no tiene un buen conocimiento de sus necesidades.

Preguntas para el almacenamiento de datos

Al elegir un depósito de almacenamiento de datos, hágase las siguientes preguntas:

• La facilidad con que puedo obtener los datos en? Si se tarda siete pantallas para introducir una orden, se le agravar empleados, tiempos de respuesta lentos, y los datos inexactos de riesgo como las personas buscan maneras de eludir el sistema.

• La facilidad con que puedo obtener los datos a cabo? Ningún sistema es para siempre o se encuentra con 100 por ciento de sus necesidades de negocio. Tienes que ser capaz de extraer todos sus datos en un formato no propietario como .csv o .txt en cualquier momento.

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• Lo que existen opciones de integración? Los mejores repositorios son versátiles, con opciones de integración con otros sistemas. Busque sistemas con interfaces de programación de aplicaciones (API), lo que significa un programador u otra compañía de software puede escribir código para permitir la actualización del sistema e intercambiar datos con otros repositorios.

• ¿Qué tan segura es mi información? Incluso si su industria no requiere un cierto nivel de seguridad de los datos, al igual que con los datos de su tarjeta de crédito o registros sanitarios, nunca está de más para elegir el sistema más seguro posible. Busque SAS 70 cumplimiento II, el más alto nivel de seguridad disponible para los sistemas de software disponibles en el mercado.

En caso de que fusionar sus datos?

Al principio puede parecer que la mejor manera de analizar los datos es conseguir que todos en el mismo sistema, ya sea una hoja de cálculo Excel o un CRM. Resistir este impulso.

Si bien puede tener sentido para mover datos de sistemas dispares en un único repositorio, esto a menudo conduce a la doble entrada de datos, el trabajo innecesario, y / o “ganchos” trilladas de software que resta valor a la integridad de sus necesidades funcionales a expensas de su medición peticiones.

En su lugar, se centran en las fuentes de datos complementarios. Por ejemplo, los datos del pedido del cliente pueden encajar mejor en Salesforce.com, mientras que sus gastos de adquisición de clientes están en QuickBooks. barreras técnicas o de seguridad pueden impedir que una sincronización en toda regla entre los dos sistemas, e incluso si se puede sincronizar, ninguno de los sistemas pueden tener capacidades de información lo suficientemente robusta.

En este punto, también muchas organizaciones recurren al método de entrada de datos temida con el fin de salir de una cifra de costo de adquisición de clientes precisa. Una mejor solución es diseñar un informe que contenga todos los datos correctos en el orden correcto en cada sistema que se puede exportar a CSV y, a continuación, crear una plantilla de Excel que realiza los cálculos necesarios en esta combinación de informes.

Puede seguir pedidos de los clientes de entrada y los costos internos como normal, y que sólo tomará un par de minutos para exportar los datos correctos en el lugar correcto cuando lo necesite.