Establecer su base de datos con una función de base de datos de excel
Todas las funciones de base de datos en Excel tienen una referencia de base de datos como primer argumento. El área de la base de datos debe incluir encabezados (nombres de campo) en la primera fila. En la siguiente figura, la primera fila utiliza Student ID, clase, profesor, y Grado final como cabeceras a la información en cada columna respectiva.
Una gran manera de trabajar con las funciones de base de datos es nombrar el área de base de datos y luego introduzca el nombre, en lugar de la dirección del rango, en la función.
Para configurar un nombre, siga estos pasos:
Seleccione toda la zona de la base de datos.
Asegúrese de que la fila superior tiene encabezados y está incluido en la selección.
Haga clic en la ficha Fórmulas (en la parte superior de la ventana de Excel).
Video: Clase de Excel "Funciones para manejo de bases de datos"
Haga clic en Definir nombre en el área de Nombres definidos.
Aparece el cuadro de diálogo Nombre nuevo, con el conjunto de direcciones rango en el cuadro se refiere a.
Escriba un nombre en el cuadro Nombre (o utilizar el nombre sugerido).
Haga clic en OK para cerrar el cuadro de diálogo.
Más tarde, si los registros se añaden a la parte inferior de la base de datos, hay que redefinir el rango del área de llamada para incluir las nuevas filas. Esto se puede hacer de la siguiente manera:
Haga clic en el botón Administrador de nombres en la ficha Fórmulas Excel.
Aparece el cuadro de diálogo Administrador de nombres.
Haga clic en el nombre de la lista que desea volver a definir.
Haga clic en el botón Editar en el cuadro de diálogo.
Excel abre el cuadro de diálogo Editar nombre, que se muestra aquí, con información sobre el rango seleccionado.
La actualización de la referencia a un área llamada.Cambiar la referencia en el cuadro se refiere a.
Puede utilizar el botón pequeño cuadrado a la derecha del cuadro se refiere a definir la nueva referencia arrastrando el puntero del ratón sobre él. Al hacer clic en el botón cuadrado pequeño reduce el tamaño del cuadro de diálogo Editar nombre y le permite acceder a la hoja de trabajo. Cuando haya terminado arrastrando el ratón sobre la zona nueva hoja de cálculo, pulse la tecla Intro para volver al cuadro de diálogo Editar nombre.
Haga clic en el botón Aceptar para guardar el cambio de referencia y cerrar el cuadro de diálogo.
Haga clic en Cerrar.
Si agrega registros a su gama de bases de datos mediante la inserción de nuevas filas en algún lugar en el medio, en lugar de la adición de ellos en al final, Excel ajusta automáticamente la relación con el rango con nombre.