Trabajar con listas de distribución en outlook
Puede crear una lista de distribución en el módulo de contactos de Outlook que incluye el nombre de más de una persona para esos momentos cuando se envía un mensaje simultáneamente a varias personas. También puede asignar categorías a sus listas de distribución (del mismo modo que con los contactos individuales), y puede enviar una lista de distribución a otras personas como un archivo adjunto a un mensaje de correo electrónico para que puedan utilizar la misma lista que lo haga si están también el uso de Outlook.
La creación de una lista de distribución
La creación de una lista de distribución es una simple cuestión de inventar un nombre para la lista y seleccionando en la colección de nombres que usted ha almacenado en su sistema. Una lista de distribución no hace un seguimiento de los números de teléfono y direcciones de correo, sólo direcciones de correo electrónico.
Para crear una lista de distribución en el módulo Contactos, siga estos pasos:
1. Elija Archivo -gt; Nueva -gt; Lista de distribución (o pulse Ctrl + Shift + L).
Aparece el cuadro de diálogo Lista de distribución.
2. Escriba el nombre que desea asignar a su lista de distribución.
El nombre que escriba aparece en el cuadro de texto Nombre.
3. Haga clic en el botón Seleccionar miembros.
Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar miembros, que muestra una lista de nombres disponibles en el lado izquierdo y un cuadro en blanco en el lado derecho.
4. Haga doble clic en el nombre de cada persona que desea agregar a su lista de distribución.
Video: Como crear grupo de contactos en Outlook 2013
Cada nombre que aparece, haga doble clic en la opción Agregar a la columna de lista de distribución en el lado derecho del cuadro de diálogo.
5. Cuando haya terminado de recoger nombres, haga clic en Aceptar.
El cuadro de diálogo Seleccionar miembros cierra.
6. Haga clic en Guardar y cerrar (o presione Alt + S).
El cuadro de diálogo Lista de distribución se cierra y su lista de distribución aparece en la lista de contactos.
Al crear una lista de distribución, es posible que también desee incluir las direcciones de correo electrónico de personas que no están incluidos en la lista de contactos o cualquiera de sus otros libros de direcciones de Outlook. Para añadir un forastero como a su lista de distribución, haga clic en Agregar nuevo (en lugar de Seleccionar miembros) en el paso 4 anterior. Introduzca el nombre y dirección de correo electrónico de la persona que desea agregar en el cuadro de diálogo Agregar nuevo miembros, haga clic en Aceptar y siga el resto de los pasos exactamente de la misma manera.
Video: Videotutorial. Lista de distribución con Microsoft Outlook
Edición de una lista de distribución
La gente va y la gente va en las listas de distribución, tal como lo hacen en cualquier otro lugar. Por suerte, puede editar las listas. Basta con hacer clic en el icono Contactos en el panel de exploración y haga doble clic en el nombre de una de sus listas de distribución (las entradas que muestran un pequeño icono de dos cabezas a la derecha de sus nombres). Cuando se abre una entrada de lista de distribución, se ve la misma pantalla que vio cuando se creó por primera vez la lista. Aquí, usted tiene algunas opciones útiles:
- Para eliminar un miembro de la lista: Haga clic en ese nombre y haga clic en el botón Quitar.
- Para seleccionar un nuevo miembro de los nombres que ya están en la lista de contactos o una lista global de direcciones: Haga clic en Seleccionar miembros y seguir la misma rutina que se utiliza cuando se crea una lista.
- Para añadir una persona cuya dirección de correo electrónico no aparece en ninguna de sus libretas de direcciones: Haga clic en el botón Agregar nuevo, complete el nombre y el correo electrónico de la persona de direcciones y haga clic en OK.
El uso de una lista de distribución
Listas de distribución se muestran como artículos en su lista de contactos junto con los nombres de las personas - por lo que (como es fácil adivinar) que puede utilizar una lista de distribución para hacer frente a un mensaje de correo electrónico tal como lo haría con cualquier contacto. Así es cómo:
- Puede arrastrar la tarjeta para una lista de distribución a la bandeja de entrada para crear un nuevo mensaje de correo electrónico a esa lista.
- Puede escribir el nombre de la lista de distribución en la línea Para de un mensaje de correo electrónico y haga clic en el botón Comprobar nombres en la barra de herramientas.
Cuando Outlook agrega un subrayado al nombre en el cuadro Para, usted sabe que su mensaje irá a las personas en su lista de distribución.