La organización de la información con outlook 2007 categorías
Una buena recopilación de información tiene mucho valor. Sin embargo, no se puede exprimir todo el valor de una lista de contactos o tareas si no se puede tener una idea rápida sobre qué artículos son importantes y cuáles no lo son. Las categorías de la característica en Outlook está diseñado para ayudarle a distinguir lo urgente de lo que puede esperar.
La asignación de una categoría
Cuando se configura por primera vez Outlook 2007, puede averiguar qué categorías están disponibles haciendo clic en el botón Clasificar en la parte superior de la pantalla Bandeja de entrada, justo a la derecha del botón Adelante, o eligiendo acciones -gt; Clasificar por categorías. El botón Clasificar parece a un pequeño cuadrado multicolor, tic-tac-dedo del pie. Varios otros módulos de Outlook también muestran la Categorize botón- que hace el mismo trabajo donde quiera que se encuentre. Al hacer clic en el botón Clasificar resultado será una lista de sorpresa (!) Categorías, cada una lleva el nombre de un color. Si simplemente desea colorear código de sus elementos utilizando el defecto, el proceso es bastante simple.
Siga estos pasos para asignar una categoría a un artículo:
1. Haga clic en el elemento que desea clasificar.
El elemento se resalta.
2. Haga clic en el botón de clasificar y seleccionar la categoría que desee de la lista.
Video: Color Categories in Microsoft Outlook 2007
Un bloque de color aparece en el elemento para indicar la categoría que elija.
Se pueden asignar varias categorías a cada elemento, aunque poniendo demasiados en un artículo puede ser más confusa que la asignación de categorías no en todos.
Cambiar el nombre de una categoría
Puede asociar un nombre con cada color para que sepa por qué estás asignación de una categoría determinada hasta cierto punto.
Para cambiar el nombre de una categoría, siga estos pasos:
1. Haga clic en el botón Categorías y seleccione Todas las categorías.
Aparece el cuadro de diálogo Categorías de color.
2. Haga clic en la categoría que desea cambiar el nombre.
La categoría que seleccione se destacó.
3. Haga clic en el botón Cambiar nombre.
La categoría que elija en el paso 2 está rodeado por una caja para demostrar que se puede editar.
4. Escriba el nuevo nombre que desea asignar a esa categoría.
El nombre que escriba aparecerá en el lugar del antiguo nombre.
5. Haga clic en OK.
El cuadro de diálogo Categorías de color se cierra.
Si cambia el nombre de una categoría que ya habías asignado a algunos elementos de Outlook, que dan nombre a la categoría cambios en los artículos de forma automática.
Cambiar el color de la categoría
Se puede cambiar el color de una categoría, así como su nombre. Asignación de colores memorables pueden dar importantes pistas sobre cómo su trabajo va o lo bien que está el continuar con los proyectos actuales.
Video: Como hacer copia de todos los datos en Microsoft Outlook
Sigue los pasos para cambiar el color de una categoría:
1. Haga clic en el botón Categorías y seleccione Todas las categorías.
Aparece el cuadro de diálogo Categorías de color.
2. Haga clic en la categoría a la que desea asignar un nuevo color.
La categoría que seleccione se destacó.
3. Haga clic en el botón Color.
Aparece una lista desplegable, que muestra los colores que puede elegir.
4. Haga clic en el color que desea asignar.
El color que elija aparece en lugar del color de edad.
5. Haga clic en OK.
El cuadro de diálogo Categorías de color se cierra.
También puede elegir Ninguno y crear una categoría incoloro. Eso es un poco monótona, pero si se ajusta a su estado de ánimo, ir a por ello. Es posible que desee crear categorías incoloros porque Outlook ofrece sólo 25 colores, y es posible que tenga más de 25 categorías. Pero después de que llegue más allá de 25 categorías, es posible considerar la reducción en el número de categorías para reducir la confusión.
Asignar una tecla de acceso directo de la categoría
Usted puede dar a cada categoría una tecla de acceso directo, lo que le permite asignar una categoría sin tocar el ratón. Eso es muy útil cuando se desea obtener un zoom a través de una pantalla llena de mensajes de correo electrónico o tareas y poner todo en una especie de orden.
Para asignar una tecla de acceso directo a una categoría, siga estos pasos:
1. Haga clic en el botón Categorías y seleccione Todas las categorías.
Aparece el cuadro de diálogo Categorías de color.
2. Haga clic en la categoría a la que desea asignar una tecla de acceso directo.
La categoría que seleccione se resalta para mostrar que se han seleccionado.
3. Haga clic en el menú de teclas de atajo.
Aparece la lista de teclas de acceso directo.
4. Haga clic en la tecla de acceso directo que desea asignar.
El nombre de la tecla de acceso directo a elegir aparece a la derecha de la categoría.
5. Haga clic en OK.
No se puede asignar más de una tecla de acceso directo a una categoría-que sería confuso. Sin embargo, se puede asignar más de una categoría a un elemento.