El uso de quickbooks para gestionar el inventario en una empresa de fabricación
Seguimiento del inventario en una empresa de fabricación es más difícil que en otros tipos de negocios. Cuando se reducen todo a su esencia en QuickBooks, el problema se debe a un par de los requisitos contables difíciles:
- En un entorno de fabricación, el fabricante combina elementos de las materias primas en artículos de producto terminado. Esto significa - y esta es la parte difícil - que el proceso de fabricación reduce el recuento de inventario y el valor para algunos elementos (las materias primas o los componentes) y al mismo tiempo incrementa el recuento y el valor de los otros artículos, de producto terminado.
- En un entorno de fabricación, las reglas dicen que usted no sólo cuenta el valor de los artículos en los valores de inventario de producto terminado-ítem. También cuenta el costo de mano de obra y gastos generales de fábrica utilizado en la fabricación de los artículos.
QuickBooks resuelve el primer problema relacionado con la fabricación de inventario, pero no resuelve ni aborda el segundo problema. Afortunadamente, siempre y cuando usted es un pequeño fabricante, es probable que no tiene que preocuparse demasiado por el segundo problema. Usted debe preguntar a su contador acerca de esto. Pero no se preocupe - Congreso y el Servicio de Impuestos Internos han proporcionado un montón de lagunas que hacen que la contabilidad más fácil para los chicos pequeños.
Manejo de inventario fabricada la forma más sencilla
Si está utilizando QuickBooks Pro o algunas versiones anteriores de QuickBooks Premier, usted no tiene la capacidad para dar cuenta de la fabricación de inventario en QuickBooks. Lo mejor que puede hacer es agrupar elementos para combinan en elementos individuales de la factura de un cliente.
Este enfoque parece descuidado, pero no es tan malo como puede parecer a primera vista. Puede elegir mostrar sólo el elemento de grupo en una factura de cliente. Esto significa - volviendo al ejemplo de la floristería venta de rosas rojas y jarrones - que el florista puede “fabricar” un jarrón de cristal de una docena de rosas rojas y luego mostrar el elemento fabricado como un elemento de grupo en la factura del cliente.
La única cosa que es problemático en el enfoque de “sólo tiene que utilizar un elemento de grupo” es que no le da una manera de seguir los valores de inventario de productos terminados.
Realización de la contabilidad del inventario en QuickBooks
Para tener en cuenta para la elaboración del inventario en QuickBooks Premier o QuickBooks Enterprise Solutions, se agregan elementos de montaje a la lista de inventario de artículos para esos objetos que fabrica. También graba la fabricación de artículos a medida que ... bueno, fabricar ellos.
Supongamos que Pine Lake porcelana en su mayoría sólo compra y revende las tazas de café y otros chismes de porcelana. Pero también supongamos que una vez al año, Pine Lake Porcelana reúne una colección de rojo taza de café en un set de regalo el Día de San Valentín en caja. En este caso, QuickBooks puede grabar el montaje de un set de regalo en caja que combina, por ejemplo, cuatro rojo taza de café, una caja de cartón, y algunos de envoltura de papel de seda.
Adición de elementos de montaje de inventario
Para describir artículos manufacturados, siga estos pasos:
- Elija Listas → Lista de elementos.
QuickBooks muestra la ventana de lista de elementos.
- Haga clic en el botón de artículos en la ventana de lista de elementos y seleccione Nuevo en la lista desplegable.
QuickBooks muestra la ventana Nuevo elemento.
- Elija el elemento Asamblea Inventario de la lista desplegable Tipo.
QuickBooks muestra la versión Asamblea Inventario de la ventana Nuevo elemento.
- Especificar la cuenta que desea utilizar para el seguimiento de coste de este aparato cuando se venda.
QuickBooks sugiere el Costo de Ventas cuenta. Si ha creado otras cuentas para sus dientes, sin embargo, elegir la otra cuenta apropiada.
- Describir el artículo manufacturado.
Escriba una descripción del elemento que desea que aparezca en los documentos que ven sus clientes, tales como facturas. (QuickBooks sugiere la misma descripción que utilizó en el cuadro de texto Descripción de operaciones de compra como un defecto.)
- Introduzca la cantidad que se cobra por el elemento del cuadro de Precio de venta.
- Indicar si el artículo manufacturado está sujeta a impuesto sobre las ventas mediante el uso de la lista desplegable Código Tributario.
- Utilice la lista desplegable Cuenta de Utilidad para especificar la cuenta que desea QuickBooks a utilizar para el seguimiento de los ingresos de la venta del artículo.
- Identificar los componentes que intervienen en el producto terminado.
Utilice la lista de lista de materiales para identificar los elementos individuales de componentes y las cantidades necesarias para hacer que el conjunto de inventario. Cada artículo componente va en una línea separada en la lista. De no ser demasiado redundante, pero tenga en cuenta que identifique tanto el elemento componente y el número de elementos componentes necesarios.
- Identificar la cuenta de activo.
Especificar la otra cuenta de activo actual que desea utilizar QuickBooks para seguir el valor de este elemento de inventario.
- Seleccione un punto de acumulación.
Utilice las casillas Construir punto para especificar la cantidad de inventario más bajo de este elemento que puede mantenerse antes de fabricar más. Cuando el nivel de inventario baja a esta cantidad, QuickBooks agrega un recordatorio a la lista de recordatorios, que le notificará que es necesario hacer más del tema.
- Ignorar el Hand On y los cuadros Valor total.
Ver que en la caja de la mano? Deje su valor a cero. Para introducir un número ahora es registrar una transacción sin categoría, y usted no quiere hacer eso. Seguir adelante y dejar el campo para introducir el valor total a cero, también.
- Deja A partir de las caja vacía, o introducir la fecha actual.
No importa.
Grabación de fabricación o ensamblaje de elementos
Para construir un poco de montaje, elegir los proveedores de inventario → Actividades → Construir comando Asambleas. QuickBooks muestra la ventana Asambleas construir. Todo lo que hacer es elegir lo que desea construir a partir de la lista desplegable Elemento de montaje y luego introduzca la cantidad que usted (o algún desafortunado compañero de trabajo) construida en el cuadro Cantidad construir en la esquina inferior derecha. A continuación, se hace clic en el Build & Cerrar o construir & botón Nuevo. (Haga clic en la construcción & Nuevo botón si desea grabar el montaje de algunos otros artículos.)
Aquí hay algunas cosas a tener en cuenta sobre el comando las Asambleas construir:
- En la esquina superior derecha de la ventana, QuickBooks muestra la cantidad de la asamblea que tiene a mano y el número de clientes que han realizado pedidos. Eso es información muy útil tener, a fin de recordar que está ahí.
- Una tabla en la ventana Asambleas Edificaos muestra lo que pasa en su producto. No es que te importa, pero esto es una lista de materiales.
- En la parte inferior de la factura de la lista de materiales, QuickBooks muestra el número máximo de conjuntos que se pueden realizar, teniendo en cuenta sus existencias actuales de inventario.
- Cuando se construye un elemento, QuickBooks ajusta los recuentos de elementos de inventario. Si realiza juegos de regalo en caja, cada uno con cuatro tazas de color rojo y dos tejidos que envuelven, QuickBooks reduce el número de elementos de tazas de color rojo y los tejidos que envuelven, y aumenta el número de elementos de los juegos de regalo en caja cuando se graba la construcción de la asamblea.
Algunos de los componentes utilizados en una asamblea no son necesariamente los artículos del inventario. Puede utilizar piezas noninventory en una asamblea.
La gestión de múltiples ubicaciones de inventario
QuickBooks Enterprise Solutions le permite hacer frente al reto de mantenimiento de registros de almacenar el inventario en múltiples ubicaciones. Para activar esta función, llamada seguimiento de inventario avanzada, elija el comando Editar → Preferencias, haga clic en Elementos e Inventario, haga clic en la ficha Preferencias de la empresa, y luego haga clic en el botón Configuración avanzada de inventario.
Si está utilizando la versión Soluciones para empresas de QuickBooks, QuickBooks muestra cuadros de diálogo que le permiten crear una lista de sitios de inventario, y también se suma a los campos apropiados ventanas y cuadros de diálogo para que pueda realizar un seguimiento de los artículos del inventario de sitio. Si usted no está utilizando la versión Soluciones para empresas de QuickBooks, QuickBooks muestra información acerca de cómo se puede actualizar a Enterprise Solutions.