Las estrategias de limpieza y archivo de quickbooks

La decisión de cuándo y cómo se desea limpiar o archivar su archivo de empresa de QuickBooks es sobre todo una cuestión de sentido común. Su primera consideración debe ser si es necesario condensar el archivo de empresa en absoluto.

Si QuickBooks todavía funciona a una velocidad razonable, si no se encuentra pasando loco porque muchos de los elementos no utilizados en las listas, o si el archivo de datos no ha crecido monstruosamente grande (mayor que 100 MB o menos), puede que no necesite a condensar. En muchos casos, se consigue ningún beneficio por la limpieza. Y por no limpiar, todavía tiene registros financieros completos, detallados a su alcance.

La ejecución de una operación de limpieza no necesariamente reduce el tamaño del archivo de datos de QuickBooks. Por lo tanto, si realmente debe tener un archivo de datos más pequeño, se debe ejecutar primero una operación de limpieza y luego guardar y restaurar un archivo de datos de QuickBooks portátil.

Aquí hay otra noción de sentido común sobre la limpieza de seguridad y archivar los archivos de la empresa de QuickBooks: Usted debe crear una copia de archivo del archivo de datos de QuickBooks. De hecho, crear una copia de archivo del archivo de datos de QuickBooks al final del año, después de que usted o su CPA hacer los ajustes finales al año.

Es una gran idea de crear una copia de archivo del archivo de datos de QuickBooks que se utiliza para preparar su declaración de impuestos y cualquier estado financiero, porque se puede siempre más adelante explicar algunas número en una planilla o declaración financiera mirando a la copia de archivo del archivo de datos .

Uno de los problemas con el uso de QuickBooks es que la gente intencional o inadvertidamente pueden cambiar las transacciones de edad. Esto significa que alguien puede, por desgracia, cambiar las transacciones en un archivo de datos de QuickBooks en un año anterior. Cuando se produce este cambio, alguien que se ve en el archivo de datos de QuickBooks tarde puede no ser capaz de explicar un número en una declaración de impuestos o un estado financiero.

Por ejemplo, si alguien va y cambia una transacción en un año anterior, y que la transacción se utiliza para calcular los ingresos totales para el año, ya no se puede utilizar los datos de QuickBooks para explicar los números en su declaración de impuestos y sus estados financieros para el total de ingresos.

Afortunadamente, por tener una copia de archivo del archivo de datos de QuickBooks - el archivo de datos de QuickBooks que suministra números a su declaración de impuestos y los estados financieros - siempre se puede ver lo que las transacciones de QuickBooks soportan un número de devolución fiscal determinado o el número de estados financieros.

Si todavía está confundido acerca de este punto - y es un poco complicado - pregunte a su asesor de impuestos o su contador sobre el problema. Se puede explicar a usted el peligro de tener un cambio en los datos de QuickBooks que se ha utilizado para preparar una devolución o un estado financiero después de que el retorno se ha preparado, o después de dichos estados financieros se han publicado y distribuido.