¿Debo archivar los datos de negocio?
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Cualquier buen plan de proyecto de eficiencia empresarial implicará la medición y el almacenamiento de datos. Qué se necesita para invertir en el archivo de datos? A pesar de esto&rsquo-Ciertamente es posible convertir casi cualquier archivo existente, ya sea físico o electrónico, en un formato actual, utilizable, se&No rsquo-es siempre vale la pena el tiempo y gastos involucrados. La comprensión de los archivos que debe procesar y qué archivos se puede dejar tal como está (al menos por ahora) puede hacer que el proceso sea más agradable al paladar y, bueno, más eficiente!
Qué se necesita para archivar los datos?
Don&rsquo-t cometer el error de invertir tiempo y dinero archivar o procesar archivos antiguos que no tienen intención de medir. Hágase algunas preguntas simples primero:
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¿Está legalmente necesario tenerlo? Si tu&rsquo-re mañana auditados por el IRS o un organismo regulador de la industria, le será presentando el auditor con un remolque de tractor de los banqueros&cajas rsquo- o un e-mail con un conjunto organizado de datos adjuntos? En general, se debe a medir cualquier cosa que le&rsquo-re obligación legal de ser el seguimiento, aunque la única medida es &ldquo-¿Tiene estos archivos requeridos?”
¿Es necesario medirlo? Naturalmente, los datos que hay que medir ahora son los datos que necesita ser procesada en primer lugar.
¿Es una pieza que falta de un rompecabezas existente? A veces los archivos físicos contienen sustancialmente diferentes datos de sus equivalentes electrónicos. Por ejemplo, los clientes que envíen cartas escritas a mano no son las mismas personas que llenar un formulario de comentarios en línea, y si&rsquo re-medición de la satisfacción del cliente únicamente a partir de sus presentaciones electrónicas, se&rsquo-ll faltar piezas clave de los datos.
¿Se hace referencia de forma activa? Si sus empleados van a un almacén o un cuarto trasero todos los días para tirar de un cliente&etiqueta de envío o el historial de pedidos rsquo-s, esos archivos deben moverse a la parte frontal del paquete de procesamiento. No sólo está poniendo en riesgo los datos inexactos o perdidos, pero sus empleados están probablemente más de lo que cree agravado por tener que levantarse y tamizar a través de los archivos cada vez que reciben un encargo.
¿Necesita los datos ahora?
Es relevante estos datos? Tal vez tú&rsquo-LL desea archivar un día, pero si&rsquo-no va a ser incluido en las mediciones que&rsquo-ll estar haciendo en el futuro inmediato, se puede guardar para otro día. Por ejemplo, es posible que el tiempo que desee importar sus clientes&rsquo- historias enteras de orden, pero sólo necesita los últimos 10 años&rsquo- vale para sus análisis actuales.
En caso de que incluso mantener los datos?
¿Está legalmente obligado a deshacerse de él? En algunas industrias, usted no&rsquo-t quieren o lata&rsquo-t agarre de ciertos archivos después de un período de tiempo. Si descubre estos archivos en sus archivos, no sólo en caso de que las cortó de inmediato, pero se debería poner en marcha un proceso para eliminar estos archivos a intervalos fijos en el futuro.