Herramientas de software de contabilidad más eficientes
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En la actualidad existen paquetes de software de contabilidad eficientes para todos los negocios de tamaño, desde pequeñas (por ejemplo, $ 5 millones anuales de ventas y 20 empleados o menos) a muy grandes ($ 500 millones de ventas anuales y de arriba a 500 empleados o más).
Sería posible, aunque no es muy probable, que una empresa muy pequeña mantendrá sus libros a la antigua usanza - registrar todas las transacciones y hacer todas las otras etapas del ciclo de contabilidad con lápiz y papel y por hacer las entradas escritas a mano.
Sin embargo, incluso un pequeño negocio tiene un número relativamente grande de las transacciones que tienen que ser registrados en los diarios y cuentas, por no decir nada acerca de los pasos al final de su período en el ciclo de contabilidad.
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Cuando se introdujeron los ordenadores centrales en los años 1950 y 1960, uno de sus primeros usos fue para las tareas de contabilidad. Sin embargo, sólo las grandes empresas podían permitirse estos gigantes electrónicos. Las empresas más pequeñas no utilizan los ordenadores para su contabilidad hasta algunos años después de los ordenadores personales llegaron a lo largo de la década de 1980. Pero, como dice el dicho, “Hemos recorrido un largo camino, muchacha.” Una desconcertante variedad de paquetes de software de contabilidad está disponible hoy en día.
El desarrollo y comercialización de software de contabilidad es un negocio en auge. Usted puede ir a Google o Yahoo y el tipo “software de contabilidad” en el campo de búsqueda, pero estar preparado para muchos, muchos éxitos. A excepción de las entidades más grandes que emplean su propio software de contabilidad y tecnología de la información expertos, la mayoría de las empresas necesitan el consejo y la ayuda de consultores externos en la elección, implementación, actualización y sustitución de software de contabilidad.
Para los propietarios / gerentes de las empresas pequeñas y de tamaño medio, he aquí algunas palabras de sabiduría acerca de software de contabilidad:
Elija su software de contabilidad con mucho cuidado. Es muy difícil de levantar el campamento y cambiar a otro paquete de software. Cambio de incluso un solo módulo en su software de contabilidad puede ser difícil.
En la evaluación de software de contabilidad, usted y su contador debe tener en cuenta tres factores principales: facilidad de uso, si tiene las características particulares y funcionalidad que necesita, y la probabilidad de que el vendedor continuará en los negocios y estar alrededor de actualizar y realizar mejoras en el software.
En el sector inmobiliario, la principal preocupación es “ubicación, ubicación, ubicación.” Las consignas de software de contabilidad son “la seguridad, la seguridad, la seguridad.” Se necesita controles muy estrictos sobre todos los aspectos de la utilización del software de contabilidad y que está autorizado para hacer cambios en cualquiera de los módulos del software de contabilidad.
Aunque el software de contabilidad ofrece la oportunidad de explotar su información contable (mina de los datos), usted tiene que saber exactamente lo que debe buscar. El software no hace esto automáticamente. Usted tiene que pedir el tipo exacto de información que desea e insistir en que se puede extraer de los datos contables.
Incluso cuando se utiliza el software de contabilidad avanzada, sofisticada, una empresa tiene que diseñar los informes especializados que necesita para sus diferentes gestores y asegúrese de que estos informes se generan correctamente desde la base de datos de contabilidad.
Nunca se olvide de la “basura entra, basura sale” regla. errores de entrada de datos puede ser un problema grave en los sistemas de contabilidad basados en computadoras. Puede minimizar estos errores de entrada, pero es casi imposible eliminarlos por completo. Incluso los lectores de códigos de barras cometen errores, y el código de barras etiquetas que ellos mismos pueden haber sido manipulado. controles internos fuertes para la verificación de la entrada de datos son extremadamente importantes.
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Asegúrese de que su software de contabilidad deja muy buenas pistas de auditoría, que es necesario para el control de la gestión, por su CPA al auditar sus estados financieros, y por el IRS cuando decide auditar sus declaraciones de impuestos. La falta de buenos registros de auditoría se ve muy sospechoso al IRS.