El uso de plantillas de grupo a través de su red

Aunque de vez en cuando un sacrificio a los dioses de oficina puede hacer su vida un poco más fácil la creación de redes, una plantilla no es un lugar de culto. Más bien, una modelo es un tipo especial de archivo de documento que contiene información de formato, texto repetitivo y otras configuraciones personalizadas que se pueden utilizar como base para los nuevos documentos.

Tres programas de Office - Word, Excel y PowerPoint - le permiten especificar una plantilla cada vez que cree un nuevo documento. Cuando se crea un nuevo documento en Word, Excel o PowerPoint, seleccione Archivo → Nuevo, aparece un cuadro de diálogo que le permite elegir una plantilla para el nuevo documento.

Oficina viene con un conjunto de plantillas para los tipos más comunes de documentos. Estas plantillas se agrupan en las distintas fichas que aparecen en la parte superior del cuadro de diálogo Nuevo.

Además de las plantillas que vienen con Office, puede crear sus propias plantillas en Word, Excel y PowerPoint. Creación de sus propias plantillas es especialmente útil si se desea establecer una apariencia coherente para los documentos preparados por los usuarios de la red. Por ejemplo, puede crear una plantilla de carta que incluye el membrete de su empresa o una plantilla propuesta que incluye un logotipo de la empresa.

Oficina le permite almacenar las plantillas en dos lugares. Donde pones ellos depende de lo que quiere hacer con ellos:

• El Usuario Plantillas carpeta en la unidad de disco local de cada usuario: Si un usuario particular necesita una plantilla especializada, debe estar aquí.
• La carpeta de plantillas de grupo en una unidad de red compartida: Si tiene plantillas que desea poner a disposición de todos los usuarios de la red en el servidor de red, ponerlos aquí. Esta disposición todavía permite a cada usuario crear plantillas que no están disponibles para otros usuarios de la red.

Cuando se utiliza tanto una carpeta de plantillas de usuario y una carpeta de plantillas de grupo, Oficina combina las plantillas de ambas carpetas y los enumera en orden alfabético en el cuadro de diálogo Nuevo. Por ejemplo, la carpeta de plantillas de usuario puede contener plantillas con nombre y documento en blanco de la página Web, y la carpeta de plantillas de grupo puede contener una plantilla llamada membretado de la compañía. En este caso, tres plantillas aparecen en el cuadro de diálogo nuevo, en este orden: Documento en blanco con membrete de la empresa, y la página web.

Para establecer la ubicación de las plantillas de usuario y carpetas plantillas de grupo, siga estos pasos en Microsoft Word:

1. Haga clic en el botón de Office y haga clic en Opciones de Word. Se abre el cuadro de diálogo Opciones de Word.
2. Haga clic en la ficha Opciones avanzadas. Las opciones avanzadas aparecen.
3. Desplazarse hacia abajo a la sección General y haga clic en el botón Ubicación de archivos. Aparece el cuadro de diálogo Ubicación de archivos.

   
   

4. Haga doble clic en el elemento plantillas de grupo. Este paso se abre un cuadro de diálogo que le permite buscar la ubicación de los archivos de plantilla.
5. Vaya a los archivos de plantilla y haga clic en OK. Regresa al cuadro de diálogo Ubicación de archivos.
6. lamer Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Ubicación de archivos. Regresa al cuadro de diálogo Opciones de Word.
7. Haga clic en Aceptar de nuevo. El cuadro de diálogo Opciones de Word es despedido.

Aunque las plantillas de usuario y configuraciones Plantillas grupo afectan a Word, Excel y PowerPoint, puede cambiar estos ajustes sólo de la Palabra. Los cuadros de diálogo Opciones de Excel y PowerPoint no muestran las plantillas de usuario o las opciones de plantillas de grupo.

Al instalar Office, las plantillas estándar que vienen con la Oficina se copian en una carpeta en la unidad de disco local del equipo, y la opción de plantillas de usuario se establece en esta carpeta. La opción de plantillas de grupo se deja en blanco. Puede establecer la carpeta de plantillas de grupo a una carpeta compartida de red haciendo clic plantillas de segmentos, al hacer clic en el botón Modificar, y especificar una carpeta de red compartida que contiene las plantillas de grupo de trabajo.